Veja como os sistemas de automatização otimizam processos na empresa
A modernização da indústria é acompanhada de uma série de tecnologias criadas para otimizar e tornar processos mais fáceis. Nessa perspectiva, a automatização de processos industriais surge como uma maneira eficiente de agilizar e facilitar, a partir da integração entre técnicas, ferramentas e sistemas, fluxos produtivos dependentes de atividades manuais. Ela permite tornar automáticos processos que até então eram feitos de forma manual, para que os funcionários possam dedicar seu tempo a atividades estratégicas ou consideradas mais importantes.
Segundo uma reportagem do portal UOL, o uso de ferramentas de automação reduz de 30% a 40% os gastos empresariais. Além disso, quanto mais processos manuais estiverem envolvidos, maiores as chances de erro. Para exemplificar, suponha uma situação de controle de estoque da firma. Caso opte por fazê-lo manualmente, o cadastramento de 30 itens em uma planilha de Excel leva aproximadamente 30 minutos. Agora, utilizando um software de gestão capaz de importar dados diretamente da nota fiscal, o tempo pode ser reduzido para apenas um minuto.
Neste artigo, entenda a importância atribuída atualmente aos sistemas integradores de gestão, bem como as desvantagens de mercado a que se sujeitam empresas que negligenciam esse recurso.
Desvantagens da ausência de automatização de processos industriais
Algumas organizações insistem em manter processos manuais por não acreditarem na transformação trazida pelas novas tecnologias. Na maioria das vezes, se atentam apenas aos custos envolvidos na contratação das ferramentas, mas nunca poderão desfrutar do retorno trazido por esse investimento a médio e longo prazo. Confira abaixo as principais desvantagens de manter processos manuais no funcionamento das operações institucionais:
Desorganização e falta de informações
O fato de os funcionários necessitarem de fichas e planilhas para controle de tarefas abre espaço para uma série de erros que podem indicar desorganização e falta de padrão nas atividades. Informações incompletas e inconsistência de dados prejudicam o atendimento aos clientes e, consequentemente, o planejamento de próximas ações.
Perda de tempo devido a falta de automatização de processos industriais
Já que tempo é dinheiro, essa pode ser considerada uma das maiores desvantagens dos processos manuais. Os dados devem ser manualmente preenchidos em formulários. Já a organização, catalogação e armazenamento dos documentos devem ser feitos um por um, aumentando o risco de erros e retrabalhos.
Desperdício de recursos
Processos manuais exigem também uma grande quantidade de materiais, como papel, tinta para impressão, pastas, entre outros. Assim, considerando a probabilidade de erros, gasta-se uma quantia ainda maior de recursos, gerando desperdício e mais perda de tempo.
Baixa produtividade
O alto tempo que se leva para organizar as tarefas de forma manual resulta em baixa produtividade. Além disso, a lentidão nos processos faz com que os funcionários se sintam desmotivados e, consequentemente, sejam pouco produtivos.
Insatisfação dos clientes
Os consumidores estão cada vez mais exigentes e imediatistas. Dependendo do nível de desorganização, processos manuais podem afetar a velocidade e o andamento das operações. Caso tenham de esperar muito tempo para o atendimento de suas necessidades, a insatisfação dos clientes não demora a surgir.
5 etapas para a automatização de processos industriais na empresa
De acordo com o teórico Roig, a automação alia a tecnologia da informação ao gerenciamento de negócios para otimizar resultados e objetivos gerais da organização. Sua principal função é reduzir o trabalho e o tempo de execução, diminuindo custos ao substituir tarefas manuais por aplicações de software.
Apesar de parecer simples, aderir a esse recurso não é uma tarefa fácil, pois envolve uma reorganização na forma de produção e um treinamento assertivo dos agentes responsáveis. O tamanho da organização também influencia, afinal, dependendo da magnitude, o processo de automatização pode ser mais ou menos complexo. Porém, é importante lembrar que uma equipe comprometida com as metas consegue superar seus desafios com sucesso. Mas por onde começar? Já que é um assunto que envolve complexidade, como implementar sistemas de automação na organização?
Analise os processos atuais
Para identificar possibilidades de melhoria, é necessário analisar criteriosamente os processos vigentes. Faça alguns levantamentos como: o que é feito em cada área? Onde a equipe vê oportunidade de melhoria? Assim, será mais fácil listar as ferramentas de automação adequadas para cada setor.
Faça o planejamento da automatização de processos industriais
Nem sempre é possível automatizar todas as áreas de uma vez. Então, faça um planejamento de quais delas seriam prioritárias para a obtenção desse recurso. É interessante começar pelos setores mais críticos, que precisam de melhorias com mais urgência, ou pelos mais simples, para implementar com calma, garantindo a melhor eficiência.
Crie um cronograma
Depois de escolher as ferramentas que serão testadas, defina um período para experimentar cada uma e peça para a equipe fornecer um relatório sobre as experiências. Crie uma planilha com indicadores de desempenho para o sucesso da ferramenta eleita (complexidade de uso, assertividade das automações, existência de erros etc). Após o teste final, consolide-a como um novo processo que deve ser avaliado com frequência, definindo datas no cronograma.
Proporcione treinamento adequado à equipe
Ao optar por processos de automatização na empresa, gestores devem oferecer capacitação para que a equipe esteja apta a extrair os melhores resultados dessas ferramentas. Envolva o time nas etapas de decisão, peça sugestões aos colaboradores e realize treinamentos com pessoas especializadas, para que todas as dúvidas sejam sanadas antes de dar início às operações.
Faça um monitoramento frequente dos resultados
Dê continuidade ao processo de automatização das áreas seguindo o primeiro modelo utilizado. Como é uma função nova e complexa, mantenha planilhas de monitoramento sempre atualizadas, com forte participação dos funcionários e feedbacks de efetividade constantes. Caso necessário, haverá uma base para fazer os ajustes corretos.
Ferramentas que auxiliam as empresas na automatização de processos industriais
Conforme a tecnologia avança, novos programas são criados e hoje existem softwares para as mais diversas funcionalidades de automação. Desse modo, é interessante manter uma gestão organizada para que a empresa esteja em constante atualização. Confira abaixo as principais ferramentas de automação utilizadas atualmente:
Automação de vendas
Softwares de CRM são utilizados para automatizar o processo de vendas e o atendimento ao cliente, por exemplo o Agendor ou o Pripedrive.
Automação em marketing
Programas que auxiliam na captação de leads e possíveis clientes, como o LAHAR e o Hubspot.
Automação financeira
Existem softwares automáticos para gestão financeira, como parte contábil e emissão de nota, e também para pagamentos digitais. Os principais são NFe.io e Quickbooks.
Automação de plataformas
É possível integrar várias ferramentas utilizadas no negócio, como um e-mail disparado após uma confirmação de venda, por exemplo. Principal ferramenta: Pluga.
Empresas que obtiveram sucesso automatizando seus processos
A cada ano que passa, a automatização de processos dentro das organizações vem ganhando mais importância. As soluções tecnológicas são ilimitadas e, para alguns, fascinantes. Por conta da grande utilidade e crescimento exponencial, atualmente existem premiações para as empresas que apresentarem as soluções de automação mais impressionantes e inovadoras. Serão listadas abaixo algumas empresas que se destacaram nessa área e foram capazes de tirar o conceito da teoria e aplicá-lo na prática com eficiência:
Claro
A automação foi protagonista em um grande desafio recente enfrentado pela empresa a partir da aquisição da Nextel. A Claro precisava realizar a troca de produto dos clientes sem que fosse necessário trocar os chips dos aparelhos. A organização obteve grande sucesso substituindo o perfil elétrico de cada chip e oferecendo uma experiência sem atrito para o cliente.
Votorantim
Visando tornar-se mais competitiva, a Votorantim tem buscado soluções tecnológicas para otimizar suas operações. Para isso, criou um time multidisciplinar, envolvendo diferentes áreas na definição de uma nova abordagem do modelo operacional. A proposta foi um sucesso e permitiu a automação completa da gestão de contratos e faturamento, gerando mais escalabilidade, produtividade e orientação por dados.
Vale
Para melhor se adequar às novas restrições da pandemia do coronavírus, a Vale desenvolveu um aplicativo que agrupa informações sobre os sintomas reportados pelos times diariamente. Os resultados são atualizados em tempo real, gerando relatórios para a consulta dos médicos. A área de saúde e assistência social da empresa monitora, a partir das respostas, a saúde mental e física dos funcionários, tornando-se uma grande iniciativa de bem-estar e qualidade de vida no trabalho.
Vantagens relevantes da automatização de processos industriais
A competitividade acirrada que observamos no mercado atual exige das empresas uma melhor preparação para lidar com suas demandas. Nesse sentido, utilizar a tecnologia como aliada para tornar automáticos processos realizados manualmente é uma excelente alternativa. Isso porque, como toda grande revolução, são poucos os participantes que aderem desde o início, simbolizando uma ótima oportunidade de estar à frente do mercado.Automatizar processos permite mais do que apenas aproveitar melhor o tempo, favorecendo diversos aspectos importantes, por exemplo:
- Circulação da informação
- Agilidade na comunicação
- Aumento de produtividade
- Monitoramento de resultados e controle de prazos
- Melhor qualidade de vida devido à diminuição do retrabalho
- Integração da organização
- Redução de custos em geral
Faça uma automação gradativa
Como visto anteriormente, existe uma infinidade de softwares e soluções pensadas para os mais diversos tamanhos e modelos de negócio. Assim como toda inovação a ser incorporada nas operações, um estudo e planejamento detalhado é necessário, caso contrário, todo o esforço e investimento pode ser em vão.
Se tiver interesse em adquirir ferramentas de automação, comece por baixo, aplicando-as em tarefas mais simples para poder se habituar. Aos poucos, conforme os funcionários dominarem essa novidade, você pode migrar para tarefas mais complexas e colher os frutos expressivos oferecidos pela automatização.
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