Com os times fisicamente distantes, o plano de comunicação interna ganha papel essencial para promover a integração e reforçar os valores da companhia
Em meio ao cenário atual do mundo, muitas empresas adaptaram sua rotina para continuar as suas atividades. Entre elas, o home office, que corresponde a 17,8% dos postos de trabalho no Brasil.
O home office, ou trabalho remoto, é uma modalidade no qual os colaboradores de uma empresa conseguem exercer suas atividades fora do escritório — em suas próprias casas, coworkings ou de onde quiserem. Como qualquer processo de mudança, é necessário um período de adaptação, em que a paciência e empatia dos gestores e equipes são essenciais. Neste cenário, ter um plano de comunicação interna é crucial para que a transição ocorra sem maiores problemas.
Para que esse trabalho seja realmente efetivo, muitas empresas estabelecem algumas diretrizes para a equipe com foco na entrega das atividades inerentes a cada departamento. Os gestores esperam sempre a dedicação e disciplina de todos quanto a horários e prazos, bem como o trabalho em equipe mesmo distantes.
Além disso, para dar suporte nesse momento, são disponibilizadas algumas ferramentas digitais. Todas essas informações precisam estar dentro do plano de comunicação interna, para sanar as dúvidas e reforçar os valores da companhia mesmo à distância.
A seguir, separamos outras diretrizes que precisam estar neste documento.
Pontos a destacar no plano de comunicação interna
Reuniões
Reuniões diárias ou semanais devem ser realizadas para estreitar o relacionamento entre a equipe durante o home office. Aqui, o objetivo é manter a sinergia de informações em prol do melhor resultado para os clientes. O mesmo pensamento deve ser usado nas reuniões de negócio — apesar de ser focado no público externo, o comportamento esperado nesses encontros também precisa estar no plano de comunicação interna
Uso da tecnologia para desenvolver um plano de comunicação interna
Se a empresa optou pelo trabalho home office, é importante que a equipe esteja 100% alinhada. Ou seja: é preciso desenvolver um plano de comunicação interna para que colaboradores tenham em mãos os documentos pertinentes ao seu trabalho. Só assim a empresa pode maximizar a produtividade.
Com os colaboradores, a comunicação deve ser direcionada para informar as expectativas do cotidiano, bem como o andamento dos processos. Para facilitar esse diálogo, existem ferramentas específicas. Por exemplo, o Google Drive — que possibilita a edição online e a interação da equipe em arquivos diversos.
Além disso, canais como e-mails, WhatsApp, Skype e o Hangout são excelentes opções para reuniões com todo o time. Já para a organização das demandas da equipe, gerenciadores de atividades, como o Trello, podem ajudar muito!
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