Saiba como implementar o acordo de confidencialidade na sua empresa
O acordo de confidencialidade é imprescindível em um cenário onde as transformações causadas pela democratização da tecnologia tem possibilitado acesso à informação, diferenciação nos modelos de negócio, surgimento de novas startups e inovações nos segmentos empresariais.
De acordo com Orlando Souza, executivo da distribuidora Iron Mountain Brasil, em 2020 a empresa registrou crescimento de 40% em soluções digitais para armazenagem de dados e segurança corporativa. Dados como este reforçam a importância de sistemas mais seguros e modernos, viabilizando um atendimento mais personalizado, seguro e efetivo às diferentes categorias de clientes.
Neste cenário qualquer descuido pode implicar em vazamentos de informações importantes. Não é difícil conhecer empresas que travam verdadeiras guerras judiciais por complicações relacionadas à confidencialidade de seus dados estratégicos. Por isso, este artigo irá evidenciar a importância dos acordos de confidencialidade, trazendo as consequências da sua ausência e as melhores práticas para aplicá-lo.
A ausência de acordo de confidencialidade e suas consequências
Considerando que atualmente há um grande acesso e facilidade na obtenção de dados, é cada vez mais comum o vazamento de informações e documentos confidenciais. Para resguardar os arquivos e assuntos da empresa, surge a figura do acordo de confidencialidade, muito utilizado no direito norte-americano, por exemplo.
Os acordos de confidencialidade são contratos tipicamente empresariais, podendo ter caráter unilateral, bilateral ou multilateral, com o objetivo de proteger informações de conteúdo confidencial. Deste modo, as partes envolvidas comprometem-se a manter sigilo sobre as informações trocadas durante a elaboração de um determinado projeto.
Mesmo sendo importante e indispensável na maioria dos casos, existem organizações que desconsideram esse tipo de medida e não formalizam a proteção de seus materiais. Isso pode ser muito prejudicial, pois torna suas informações vulneráveis e caso o pior aconteça, essas empresas terão de enfrentar um processo jurídico extenso e desgastante para poder cobrar os danos causados à sua imagem.
Como estabelecer um acordo de confidencialidade?
Um acordo bem elaborado, portanto, facilita muito o ganho de causa em ações judiciais relacionadas a casos de descumprimento, além de mostrar mais profissionalismo e compromisso entre as partes envolvidas.
Apesar da especificidade de cada caso, existem algumas práticas comuns à maioria dos acordos que devem ser conhecidas por aqueles que possuem interesse na área. Os 7 principais pontos a serem considerados são:
1. Qual o conteúdo do acordo?
É fundamental que o acordo seja redigido de maneira minuciosa, detalhando tudo o que deve ser sigiloso, como informações verbais, escritas, vídeos, imagens, planos de negócio ou qualquer dado que seja um diferencial competitivo do negócio.
2. Alcance da confidencialidade
Deve-se definir quem serão as pessoas abrangidas pelo contrato. Todos os empregados serão incluídos, ou apenas os que possuem cargos estratégicos? São detalhes importantes que devem ser incorporados ao termo.
3. Transmissão de informações
Já que o intuito da organização é manter os dados em sigilo, é necessário que ela determine o formato no qual esses materiais serão repassados. CD, pendrive, HD externo, por escrito e armazenamento em nuvem são alguns dos formatos mais usados.
4. Deveres dos envolvidos
Cada envolvido no contrato tem suas responsabilidades. Essas obrigações devem ser muito bem definidas antes do combinado entrar em vigor. Se uma das partes, por exemplo, deixar materiais sigilosos disponíveis, esquecer no escritório ou não buscar o máximo de proteção digital possível para os dados, estará descumprindo o acordo.
5. Comunicação
A comunicação entre as partes deve ser assertiva, visando manter a ordem sobre todas as condições estabelecidas. Esse diálogo deve ser, ainda, eficiente o bastante para identificar pontos de eventual quebra no contrato, para que todos os lados envolvidos saibam como proceder.
6. Cláusulas indenizatórias
É fundamental a previsão de cláusulas específicas para punição daqueles que utilizem ou divulguem dados corporativos de maneira indevida. Nesses casos, a indenização pode ser pelos lucros cessantes (que são os lucros invalidados com o vazamento) ou pela própria quebra contratual.
7. Determinação da quarentena
Chama-se quarentena o período que se estabelece depois da validação do contrato. Nesse prazo deve-se manter a confidencialidade e não é permitido fazer uso das informações para fins pessoais de forma alguma.
Qual a real importância do acordo de confidencialidade?
Os acordos de confidencialidade são muito importantes para que se assegure a confiança em parcerias corporativas, principalmente quando duas organizações colaboram em um determinado projeto. A principal vantagem do contrato é garantir a segurança para as partes envolvidas, ou até mesmo às patentes, aumentando a confiabilidade da relação comercial.
Além disso, ajuda pequenas e médias empresas a protegerem informações privilegiadas sobre projetos promissores, evitando que possam ser facilmente roubadas pela concorrência. O acordo de confidencialidade pode não assegurar de fato que não haja vazamento, porém, quando bem elaborado, facilita muito o ganho de causas judiciais relacionadas ao descumprimento de contratos.
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