A gestão eficiente do conhecimento é um dos segredos para a continuidade do negócio; entenda porquê.
A gestão do conhecimento organizacional é muitas vezes negligenciada, causando perdas para as empresas e dificultando a continuidade do negócio. Contudo, a adoção de boas práticas para preservá-lo tem impacto positivo no desempenho empresarial, como comprova um estudo publicado pela Scielo.
Além disso, há uma forte correlação entre fatores que estimulam a criação de conhecimento nas organizações e valores como autonomia, realização e bem-estar dos empregados, como aponta outro estudo também da Scielo. Por ser um bem intangível, não é fácil mensurar os danos causados pela perda do conhecimento. A indisponibilidade de dados gera um prejuízo médio de 388 mil dólares por ano às empresas brasileiras, segundo o Global Data Protection.
A partir dessa constatação, é possível avaliar a extensão do problema causado quando não há cuidado com o capital intelectual acumulado pelas equipes. Neste artigo, vamos apresentar os principais passos que sua empresa precisa dar para implementar e manter um programa de gestão do conhecimento organizacional.
O que é conhecimento organizacional
Existe uma diferença conceitual entre dados (itens ou registros isolados), informações (dados agregados para produzir significado) e conhecimento. Este último é produzido a partir de informações estruturadas, de modo a atingir conclusões significativas sobre uma determinada situação.
O conhecimento organizacional é, portanto, aquele obtido a partir da experiência dos colaboradores de uma empresa a respeito de suas atividades e funções.
A gestão do conhecimento organizacional é o conjunto de processos relacionados à criação, ao compartilhamento e ao uso do conhecimento na organização. Trata-se de uma iniciativa importante para preservar informações estratégicas para a empresa, especialmente quando há movimentação de pessoas entre diferentes áreas ou rotatividade de funcionários.
Como implementar a gestão do conhecimento
Para garantir uma boa gestão do conhecimento em sua empresa, é importante considerar algumas ações fundamentais para o processo:
1. Mapear os conhecimentos existentes
Existem dois tipos de conhecimento. Os tácitos são aqueles relacionados às experiências e vivências das pessoas, que não são descritos formalmente. Já os explícitos são aqueles que estão registrados em forma de textos, gráficos, tabelas, fluxogramas, vídeos ou outros conteúdos.
O primeiro passo, portanto, é identificar conhecimentos tácitos e transformá-los em explícitos.
2. Criar bancos de conhecimento
O objetivo desta segunda etapa é criar repositórios de informações estruturadas, de forma que as áreas da empresa sejam capazes de utilizá-las com facilidade sempre que necessário. Isso pode ser feito por meio de manuais, planilhas, apresentações, circulares, relatórios e outros documentos, dependendo da natureza do conteúdo a ser registrado.
3. Desenvolver mecanismos de busca
Tão importante quanto o armazenamento das informações é a possibilidade de recuperá-las de forma rápida, segura e eficaz. Por isso, a etapa final de um projeto de gestão do conhecimento é o desenvolvimento de mecanismos de busca que permitam localizar e consultar os conhecimentos necessários para cada operação.
Como evitar a perda do conhecimento organizacional
Para garantir que os processos e sistemas implementados sejam mantidos, é importante que a empresa valorize a cultura de gestão do conhecimento. Desta forma, vale investir em programas complementares, que ajudarão a proteger contra os riscos de perda do conhecimento.
- Segurança da informação: hoje em dia, a maior parte das informações estruturadas estão armazenadas em arquivos digitais. Por isso, é fundamental garantir a integridade destes repositórios. Um programa eficiente de segurança da informação deve definir políticas claras para avaliação de riscos e mitigação de ataques.
- Processos de retenção do conhecimento organizacional: a preocupação em mitigar riscos relacionados à perda de conhecimento vem ganhando espaço. Há alguns anos, a retenção do conhecimento organizacional passou a integrar os requisitos da norma ISO 9001, o que comprova a importância do tema. Por isso, é recomendável que seja feita uma sistematização para reter informações sobre as atividades de cada área. Esse processo deve ser constante, pois além de minimizar a ocorrência de falhas, auxilia no treinamento de novos profissionais.
O conhecimento organizacional é fundamental para a manutenção do negócio
O conhecimento organizacional é a base do capital intelectual de uma empresa. Implementar a gestão do conhecimento pode ajudar as empresas a melhorar seu desempenho, além de garantir a preservação das informações mais estratégicas. Por isso, é importante adotar boas práticas que armazenem os dados de forma estruturada, podendo ser acessados sempre que necessário.
A valorização da cultura de gestão de conhecimento deve ser uma prioridade estratégica, pois a perda de informações pode trazer danos irreparáveis. Isso pode até mesmo prejudicar a continuidade dos negócios da empresa. Por isso, ações como a criação de bancos de dados e de mecanismos de buscas podem ajudar a garantir a retenção do capital intelectual de uma organização.
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