Saiba como tornar o setor mais eficiente e competitivo
O setor de cotações e compras abastece a empresa com tudo o que ela precisa. Não só com produtos do dia a dia, como itens de higiene e materiais de escritório, mas também as matérias primas para o oferecimento dos serviços. Os gestores precisam procurar pelos melhores preços do mercado, contribuindo para a saúde financeira da empresa.
Um estudo da Bain & Company apontou que o gerenciamento eficiente da área de suprimentos gera uma economia de 10% do faturamento total da empresa. Essa logística também impacta na produtividade, como aponta um estudo do Centro Universitário Unifafibe, além de influenciar na gestão do estoque. Por isso, é crucial se atentar às boas práticas de cotações e compras.
A seguir, saiba mais sobre a importância do assunto e veja algumas soluções que podem auxiliar no dia a dia empresarial.
A setor de cotações e compras abastece a empresa com tudo o que ela precisa. O controle e redução dos custos é crucial dentro de um mercado competitivo, especialmente em tempos de crise.
Por que ter atenção na hora de fazer cotações e compras?
Dentre os executivos ouvidos pela Bain & Company, 85% afirmaram que faltam boas práticas na administração da área de suprimentos. Tal constatação é preocupante, uma vez que os gastos provenientes deste departamento podem corresponder a 43% das receitas da corporação.
Sem a gestão de cotação e compras, a empresa pode acabar com mais produtos do que o necessário. Isso traz sérios impactos para o controle do estoque, como indica a Associação Brasileira de Supermercados. Uma pesquisa do órgão apontou prejuízo de R$ 7 bilhões graças à má armazenagem de produtos.
A saúde financeira não é a única impactada: segundo estudiosas da FAETEC, em um artigo publicado em 2017, empresas que fazem o gerenciamento de compras apresentaram:
- Redução de 80% no índice de sobras: O curto período em estoque evita a deterioração ou danificação de materiais;
- Redução em 50% no estoque: As boas práticas fizeram com que a equipe soubesse o momento certo para comprar, promovendo o estoque enxuto;
- Aumento de 100% na produtividade: Com a produção programada, os materiais são adquiridos com prazo hábil para o início da produção.
4 dicas para ter um processo de cotações e compras mais eficiente
O controle e redução dos custos é crucial dentro de um mercado competitivo, especialmente em tempos de crise. A seguir, confira algumas práticas que vão auxiliar sua empresa a ter um processo de cotação e compras mais eficiente:
Saiba qual é o orçamento disponível
Não há como iniciar o processo de compras sem ter em mente qual é o orçamento disponível para a aquisição dos itens desejados. Esse número deve ser levado em consideração em cada etapa do processo, para evitar impactos negativos na saúde financeira da empresa.
Contratos que ultrapassam o valor estipulado prejudicam a empresa inteira. Em casos mais graves, podem levar ao corte de pessoas e comprometer outros setores. Logo, é crucial ter a planilha atualizada do orçamento antes de começar a fazer as negociações.
Tenha controle rígido do estoque
Já abordamos em um artigo a importância da gestão de estoque, pois esta representa de 20% a 60% dos ativos totais do patrimônio de uma empresa. Sem esse controle, há variação do volume de produtos, o que pode causar dois problemas: falta ou excesso de itens.
Quando há escassez, a empresa não consegue cumprir os prazos combinados e pode perder clientes fiéis. Só em 2020, por exemplo, o site Reclame Aqui registrou aumento de 84,6% de reclamações sobre o tema comparado ao ano anterior. Já o excesso de produtos faz com que os itens fiquem parados por muito tempo, causando deterioramento do material.
Seja parceiro dos seus fornecedores
Os fornecedores devem ser vistos como parceiros estratégicos do negócio. É recomendado construir uma boa relação com eles, uma vez que isso aumenta as chances de negociação. Uma base cadastrada e atualizada de fornecedores possibilita vantagens competitivas. Em casos de imprevistos, um bom relacionamento pode ser o diferencial na hora de fazer novos acordos.
Analise os resultados do processo
Por fim, é preciso lembrar que a análise de cotações e compras é um processo contínuo. Toda a empresa precisa fazer negociações financeiras e cada experiência pode trazer aprendizados. No entanto, para que esses ensinamentos tragam efeitos, o gestor precisa estabelecer indicadores de desempenho e objetivos claros.
Cotações e compras: uma nova visão é necessária
Muitas empresas ainda enxergam o processo de cotações e compras como algo simples e até mesmo automático. No entanto, é necessário rever esse pensamento, pois uma boa estratégia pode influenciar na saúde financeira do negócio, com economia de até 10% do faturamento total.
Nesse sentido, é importante ter um controle rígido do estoque e sempre analisar os resultados do processo. Qualquer ponto fora da curva, seja positivo ou não, deve ser analisado para consertar erros ou continuar boas estratégias. Tudo isso em prol do rendimento da empresa, que vai otimizar as condições de compra e reduzir os desperdícios.
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