5 passos indispensáveis para um plano de cronoanálise
A cronoanálise é uma ferramenta eficiente para a gestão do tempo nas organizações. Criada pelos engenheiros americanos Frank Gilberth e Frederic Taylor, a metodologia foi originada com o objetivo de analisar o tempo em que as atividades são realizadas no processo produtivo operacional.
A gestão do tempo corporativo é uma das qualidades mais estratégicas das empresas. Dados de um estudo desenvolvido pela Universidade da Califórnia apontam que a gestão eficaz do tempo resulta em um aumento de 31% na produtividade, impactando diretamente a qualidade de vida dos colaboradores.
Gilberth e Taylor notaram que podiam gerenciar o tempo e as fases das atividades, para se destacar no mercado. Este artigo apresenta as complicações enfrentadas por empresas que não realizam uma boa gestão do tempo, e um passo a passo para aplicar a cronoanálise no planejamento.
Cronoanálise: quais os impactos da falta de gestão do tempo?
Quando a empresa não é capaz de adotar uma gestão adequada do tempo, ela se torna ineficiente, pouco produtiva e pode ser ultrapassada pelas concorrentes. Conheça as principais consequências da falta de gestão de tempo nas organizações:
Estagnação do fluxo de trabalho
Os erros de gestão estão relacionados com a falta de planejamento para determinar os períodos necessários a cada atividade. As demandas, por sua vez, se acumulam e a empresa se torna incapaz de oferecer um serviço de qualidade.
Perda de tempo
Uma gestão ineficiente não acompanha os colaboradores quanto ao comprometimento com as atividades. Dessa forma, muitos acabam tendo desempenho abaixo do esperado, provocando ainda mais desgaste no processo produtivo.
Perda de prazos
A estagnação no fluxo de trabalho prejudica a organização para além dos impactos financeiros. Os prazos operacionais começam a ser perdidos, gerando um efeito cumulativo, que é logo percebido pelo consumidor final e os demais parceiros do negócio.
Problemas no ambiente corporativo
Os colaboradores, principalmente os mais comprometidos e eficientes, sentem o desequilíbrio no ambiente, impactando o clima organizacional. O aumento do stress, a cobrança por resultados, e a insegurança geram desmotivação e problemas psicológicos, afetando a performance e produtividade da equipe.
Má reputação
Quando não solucionados de maneira eficiente, as consequências da má gestão de tempo podem prejudicar a imagem da empresa com seus stakeholders. Tanto colaboradores quanto parceiros externos perdem a confiança na organização, impactando assim as oportunidades comerciais.
Os principais elementos de um plano de cronoanálise
A cronoanálise visa otimizar todas as etapas operacionais que podem ser otimizadas, a partir da percepção do tempo que se leva para concluir cada tarefa. Os principais elementos para a implementação do plano de cronoanálise são:
1. Mapeamento dos processos do negócio
O primeiro passo do planejamento é o mapeamento de todos os processos do serviço da empresa. Na sequência, deve-se dividir os processos em etapas considerando intervalos para descanso dos colaboradores.
2. Mensuração do tempo das tarefas
Deve-se analisar o tempo necessário para que cada profissional realize sua respectiva função. Para mensurar cada etapa do processo, é importante analisar os colaboradores em seu aproveitamento regular, e não apenas nos momentos de melhor desempenho.
3. Identificação de falhas e sugestão de melhorias
Ao mensurar os processos corporativos, os gestores ganham uma ampla visão da utilização do tempo na empresa. Sendo assim, é possível identificar falhas e gargalos nas atividades com maior eficiência e precisão. Processos, pessoas e tecnologia, são alguns exemplos de indicadores que podem ser avaliados para melhoria.
4. Estabelecimento de novo padrão de processos
Identificando os problemas e elaborando as soluções, deve-se colocar em prática tudo o que foi levantado, comunicando e treinando os colaboradores para que consigam se aperfeiçoar.
5. Acompanhamento regular dos resultados
Gestores precisam observar se as mudanças sugeridas estão sendo aplicadas, e analisar se os principais indicadores, como a produtividade dos colaboradores, chegam a níveis satisfatórios.
Benefícios da cronoanálise no planejamento
Ferramentas como a cronoanálise permitem à organização não apenas potencializar seus resultados, mas também reduzir os custos com funções desnecessárias. Ao melhorar a produtividade, a satisfação dos colaboradores aumenta e o ambiente corporativo passa a ser mais positivo.
Além disso, ao aperfeiçoar o fluxo de trabalho e as entregas, os gestores conseguem reter sua equipe, prevenindo gastos com demissões. A empresa passa também a conquistar colaboradores talentosos com o atrativo de fazer parte de uma cultura com boas práticas em gestão.
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