Confira como implementar o cronograma de atividades diárias
O cronograma de atividades diárias é uma ótima ferramenta para o alto fluxo de demandas do universo corporativo. É necessário ter uma boa organização das tarefas para conseguir cumprir prazos e entregar resultados esperados. Nesse cenário, a gestão do tempo se apresenta como um facilitador.
Um levantamento feito pela Folha de São Paulo mostra que 33% dos profissionais brasileiros gastam em média duas horas por dia em tarefas não eficientes. Por conta desta má gestão, o estudo também revela que 52% dos respondentes acabam deixando as demandas necessárias para última hora.
O cronograma de atividades diárias é uma excelente ferramenta para proporcionar organização eficiente das atividades dos colaboradores, garantindo que eles visualizem todos os seus afazeres de forma ágil e clara. Este artigo, aborda as principais etapas de um cronograma de atividades diárias, suas vantagens e os riscos que ameaçam empresas que não gerenciam seu tempo adequadamente.
Impactos da má gestão do tempo
A gestão ineficiente do tempo de trabalho é responsável por gerar queda na produtividade das empresas e redução do nível de qualidade de vida dos funcionários. Nos dias de hoje é comum ouvir as pessoas dizendo “estou me matando de trabalhar” quando isso, na maioria dos casos, reflete uma condição de muito desgaste para pouco resultado concreto.
Segundo Christian Barbosa, autor e especialista em administração do tempo e produtividade, reuniões excessivas, e-mails desnecessários e profissionais multitarefas, são as principais causas que atrapalham organizações a conseguir ganhar tempo em pequenas atividades. Barbosa explica que a ausência de atenção com a administração do tempo pode gerar alguns riscos como:
Aumento no volume de horas extras
A administração ineficaz das atividades em relação ao tempo previsto faz com que o profissional se desorganize e acabe postergando a realização dos serviços. Isso gera acúmulo de atividades e consequentemente um volume de horas extras que terão de ser gastas para finalizar.
Aumento de custos com treinamento
Os profissionais terão dificuldades em realizar as atividades no tempo previsto, fazendo com que a empresa gaste mais recursos em treinamentos para garantir o rendimento esperado.
Queda na qualidade de vida
A falta de gestão do tempo na corporação acaba sobrecarregando os funcionários em relação às suas funções e é gerada uma cobrança de resultados excessiva. Em um segundo momento, isso pode ser revertido em outras complicações referentes à má qualidade de vida.
Estresse
Esta é uma complicação expressiva que resulta da má qualidade de vida no ambiente de trabalho. É muito prejudicial porque enfraquece as relações interpessoais e o comprometimento com as atividades.
Retrabalho
Estes são um dos primeiros efeitos negativos que aparecem com a falta de gestão do tempo. Afetam diretamente a otimização das operações, que passam a se tornar lentas e pouco eficientes.
Como estruturar um cronograma de atividades diárias?
A estruturação de um cronograma é totalmente atrelada ao nível de planejamento dos projetos. Portanto, quanto mais detalhado o planejamento, maiores são as chances de sucesso. O primeiro passo é a listagem de todas as atividades necessárias para sua realização, que em seguida são colocadas em ordem de execução, resultando no Diagrama de Rede.
O Diagrama de Rede é uma representação gráfica mostrando como as atividades se relacionam e o sequenciamento das etapas. Em uma tabela, são colocadas as atividades, o tempo estimado para a execução de cada uma e um registro de dependência entre elas. Na sequência, monta-se um cronograma para o projeto, que adota medidas assertivas, como por exemplo:
Definição de um escopo
Quando são adicionadas algumas informações importantes ao Diagrama de Rede (como os recursos necessários, orçamento e estimativa de tempo) define-se o escopo do projeto. Quando bem definido permite controle efetivo sobre as fases da iniciativa, como ela deve ser realizada e o tempo de cada etapa.
Construção de uma EAP
Diz respeito à estrutura analítica do projeto, e consiste no desdobramento do escopo identificando as atividades do nível micro para o macro, sem deixar de citar nenhum ponto importante.
Sequenciamento de atividades
Definindo a EAP, é o momento de listar as atividades por ordem de importância e execução, sinalizando a interdependência entre elas.
Estimativa de duração
Este é um fator fundamental. É possível fazer a estimativa com base em outros projetos semelhantes, ou definir juntamente à equipe quanto tempo cada colaborador imagina que levará para cumprir o que lhe foi atribuído.
Montagem de uma tabela
Após todo o levantamento, é hora de formalizar o cronograma em uma tabela de fácil visualização. Podem ser usados softwares de gerenciamento de projetos, como o Trello, o Excel ou a ferramenta Google Sheets para essa montagem.
As vantagens do cronograma de atividades diárias
Todo o recurso que tenha como princípio o controle e gerenciamento de tarefas proporciona qualidade às operações. No caso dos cronogramas, a possibilidade de estimativa de duração das atividades permite visualizar melhor os objetivos e alocar melhor os recursos disponíveis. Além disso, os cronogramas ajudam os funcionários na organização, evitando assim o acúmulo de tarefas.
Os cronogramas são muito importantes para manter o fluxo de atividades e a ordem no ambiente corporativo. Eles favorecem diretamente a gestão adequada do tempo, aumentando a produtividade, considerando o limite de capacidade de cada colaborador envolvido. Além disso, essas ferramentas contribuem também para a tranquilidade na realização das demandas e para o bem-estar coletivo no ambiente de trabalho.
Somos a BusUp. Transporte inteligente para sua empresa economizar até 40% com fretamento.
Gostou? Entre em contato com nossa equipe para mais informações. Calculou, economizou, mudou para a BusUp.