Confira como implementar o cronograma de atividades diárias
O cronograma de atividades diárias é uma ótima ferramenta para o alto fluxo de demandas do universo corporativo. É necessário ter uma boa organização das tarefas para conseguir cumprir prazos e entregar resultados esperados. Nesse cenário, a gestão do tempo se apresenta como um facilitador.
Um levantamento feito pela Folha de São Paulo mostra que 33% dos profissionais brasileiros gastam em média duas horas por dia em tarefas não eficientes. Por conta desta má gestão, o estudo também revela que 52% dos respondentes acabam deixando as demandas necessárias para última hora.
O cronograma de atividades diárias é uma excelente ferramenta para proporcionar organização eficiente das atividades dos colaboradores, garantindo que eles visualizem todos os seus afazeres de forma ágil e clara. Este artigo, aborda as principais etapas de um cronograma de atividades diárias, suas vantagens e os riscos que ameaçam empresas que não gerenciam seu tempo adequadamente.
A gestão ineficiente do tempo de trabalho é responsável por gerar queda na produtividade das empresas e redução do nível de qualidade de vida dos funcionários. Nos dias de hoje é comum ouvir as pessoas dizendo “estou me matando de trabalhar” quando isso, na maioria dos casos, reflete uma condição de muito desgaste para pouco resultado concreto.
Segundo Christian Barbosa, autor e especialista em administração do tempo e produtividade, reuniões excessivas, e-mails desnecessários e profissionais multitarefas, são as principais causas que atrapalham organizações a conseguir ganhar tempo em pequenas atividades. Barbosa explica que a ausência de atenção com a administração do tempo pode gerar alguns riscos como:
A administração ineficaz das atividades em relação ao tempo previsto faz com que o profissional se desorganize e acabe postergando a realização dos serviços. Isso gera acúmulo de atividades e consequentemente um volume de horas extras que terão de ser gastas para finalizar.
Os profissionais terão dificuldades em realizar as atividades no tempo previsto, fazendo com que a empresa gaste mais recursos em treinamentos para garantir o rendimento esperado.
A falta de gestão do tempo na corporação acaba sobrecarregando os funcionários em relação às suas funções e é gerada uma cobrança de resultados excessiva. Em um segundo momento, isso pode ser revertido em outras complicações referentes à má qualidade de vida.
Esta é uma complicação expressiva que resulta da má qualidade de vida no ambiente de trabalho. É muito prejudicial porque enfraquece as relações interpessoais e o comprometimento com as atividades.
Estes são um dos primeiros efeitos negativos que aparecem com a falta de gestão do tempo. Afetam diretamente a otimização das operações, que passam a se tornar lentas e pouco eficientes.
A estruturação de um cronograma é totalmente atrelada ao nível de planejamento dos projetos. Portanto, quanto mais detalhado o planejamento, maiores são as chances de sucesso. O primeiro passo é a listagem de todas as atividades necessárias para sua realização, que em seguida são colocadas em ordem de execução, resultando no Diagrama de Rede.
O Diagrama de Rede é uma representação gráfica mostrando como as atividades se relacionam e o sequenciamento das etapas. Em uma tabela, são colocadas as atividades, o tempo estimado para a execução de cada uma e um registro de dependência entre elas. Na sequência, monta-se um cronograma para o projeto, que adota medidas assertivas, como por exemplo:
Quando são adicionadas algumas informações importantes ao Diagrama de Rede (como os recursos necessários, orçamento e estimativa de tempo) define-se o escopo do projeto. Quando bem definido permite controle efetivo sobre as fases da iniciativa, como ela deve ser realizada e o tempo de cada etapa.
Diz respeito à estrutura analítica do projeto, e consiste no desdobramento do escopo identificando as atividades do nível micro para o macro, sem deixar de citar nenhum ponto importante.
Definindo a EAP, é o momento de listar as atividades por ordem de importância e execução, sinalizando a interdependência entre elas.
Este é um fator fundamental. É possível fazer a estimativa com base em outros projetos semelhantes, ou definir juntamente à equipe quanto tempo cada colaborador imagina que levará para cumprir o que lhe foi atribuído.
Após todo o levantamento, é hora de formalizar o cronograma em uma tabela de fácil visualização. Podem ser usados softwares de gerenciamento de projetos, como o Trello, o Excel ou a ferramenta Google Sheets para essa montagem.
Todo o recurso que tenha como princípio o controle e gerenciamento de tarefas proporciona qualidade às operações. No caso dos cronogramas, a possibilidade de estimativa de duração das atividades permite visualizar melhor os objetivos e alocar melhor os recursos disponíveis. Além disso, os cronogramas ajudam os funcionários na organização, evitando assim o acúmulo de tarefas.
Os cronogramas são muito importantes para manter o fluxo de atividades e a ordem no ambiente corporativo. Eles favorecem diretamente a gestão adequada do tempo, aumentando a produtividade, considerando o limite de capacidade de cada colaborador envolvido. Além disso, essas ferramentas contribuem também para a tranquilidade na realização das demandas e para o bem-estar coletivo no ambiente de trabalho.
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