Os profissionais de compras precisam de um bom planejamento para garantir as melhores condições. Como aplicar esse pensamento no dia a dia?
O setor de compras é responsável pelos processos de aquisição de bens e serviços de uma empresa. É esse time que pensa estrategicamente na qualidade e quantidade necessária dos insumos de produção, mercadorias, equipamentos e até mesmo os materiais de escritório.
O profissional também lida com as negociações com fornecedores, recebendo e comparando propostas com o objetivo de escolher a mais adequada para a empresa. Assim, o procedimento de compras é uma atividade fundamental para o bom gerenciamento da organização, pois está ligado diretamente aos lucros da empresa.
Por isso, essa atividade deve ser realizada com total eficiência para que não ocorra a perda das vendas nem haja prejuízos para o negócio.
Função do setor de gestão no procedimento de compras
Em linhas gerais, o setor de compras é responsável por comprar o material certo, com o preço certo, do fornecedor ideal, no momento e na quantidade certas. Ou seja: manter o fluxo contínuo do procedimento de compras e suprimentos necessários para uma empresa.
Nessa função, o planejamento é essencial — bem como uma boa gestão, tanto das compras quanto das vendas. O objetivo é garantir todos os suprimentos necessários sem comprometer as finanças da empresa, aproveitando sempre as oportunidades de redução de despesas e a otimização de recursos.
Além disso, é necessário que o estoque seja sempre organizado, por meio do monitoramento das entradas e saídas de produtos. A seguir, reunimos algumas dicas para ajudar os gestores a organizarem seu procedimento de compras:
4 dicas para melhorar o procedimento de compras
Padronize os produtos
O estoque precisa estar organizado para a fácil identificação dos produtos que possam estar em falta. Crie categorias para que os itens que forem comercializados estejam em ordem. Utilize os códigos de barras de cada produto para ter uma organização no sistema para facilitar os processos de entrada e saída.
Bom relacionamento com os fornecedores
Por meio de um planejamento de compras, a ideia é que a empresa e os fornecedores trabalhem em conjunto. Um ponto importante desse relacionamento é a negociação de prazos de entrega e pagamento, além da possibilidade de realizar algum pedido “urgente” ou uma demanda inesperada com rapidez.
Tenha nos fornecedores parceiros estratégicos, além de soluções tecnológicas para te ajudar nessa tarefa. A melhor forma de verificar os preços é por meio da realização de orçamentos. Busque estabelecer como padrão a realização de, pelo menos, três estimativas.
Sistema de Gestão
Use a tecnologia a favor da empresa contratando softwares que ajudem no procedimento de compras. Isso significa coerência no estoque, bem como facilidade no gerenciamento de orçamentos, emissão de notas fiscais e métricas de produtos que mais saem.
Se a intenção da sua empresa é deixar o ciclo de compras da sua empresa focado em redução de custos, no aumento do seu lucro, é importante ficar atento aos sistemas de gestão, sendo o controle dos pedidos de compras, o gerenciamento e cadastro de fornecedores.
Possibilidade de otimização de transporte fretado
Em momentos de crise, a redução de custos é o objetivo de empresas de diversos segmentos e portes. Recorrer a terceirização, especialmente de serviços como o transporte fretado, pode ser uma boa opção para continuar oferecendo um serviço de extrema qualidade para os seus colaboradores.
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