Soluções online ajudam a fazer uma gestão mais eficaz dos fornecedores. Saiba como implementar.
Na hora de fazer um pedido de compra, sua empresa certamente precisa lidar com uma variedade de informações. Para escolher o melhor fornecedor, o preço tem um peso grande, mas outros aspectos precisam ser considerados. Entre eles, destacam-se o prazo de entrega, a qualidade do material, a reputação da empresa. A avaliação de todas essas informações exige cuidado e leva tempo.
As empresas que adotam, em seus processos de compra, modelos com baixa padronização têm uma taxa de 8% de inconsistência entre o estoque físico e os dados dos sistemas de gestão de compras. É o que mostra o estudo realizado pela Universidade do Vale dos Sinos (RS). O e-sourcing tem sido apontado com uma solução que promete simplificar esse processo, otimizando etapas importantes da compra.
Neste artigo, vamos mostrar como empresas de qualquer porte ou segmento podem se beneficiar das plataformas online para fazer a gestão de fornecedores de forma mais eficaz.
O que é o e-sourcing
E-sourcing são sistemas online utilizados pelas áreas de compras, que permitem gerenciar todas as informações relevantes sobre o produto que uma empresa precisa adquirir. Este tipo de software reúne na nuvem dados sobre preços, propostas, prazos de entrega, contratos, especificações do material, entre outros.
Ou seja, trata-se de uma solução que facilita o gerenciamento de todas as etapas anteriores à compra em si, como a cotação de preços de fornecedores e a comparação de informações sobre insumos e matérias-primas, de acordo com requisitos previamente definidos.
Como o e-sourcing pode ajudar sua empresa
A primeira vantagem da plataforma é a redução de tempo para mapear e analisar uma quantidade maior de informações sobre fornecedores. Além disso, um processo mais transparente evita a concorrência desleal e incentiva a competitividade.
A relação com os fornecedores tende a se fortalecer quando eles também podem identificar pontos de melhoria em suas ofertas de produtos e serviços. Por fim, a adoção do e-sourcing permite criar um banco de dados com informações úteis sobre os fornecedores, que ficará acessível posteriormente.
Como implementar o e-sourcing na sua empresa
O e-sourcing vem se popularizando no âmbito do procurement, ou seja, todo o processo que envolve a busca por suprimentos, escolha de fornecedores, negociação de contratos e acompanhamento dos pedidos. Para escolher a melhor ferramenta para sua empresa, vale observar os seguintes pontos:
- Criação de questionário: em primeiro lugar, deve-se verificar se a solução permite personalizar os itens considerados importantes para a escolha de um fornecedor. Preço, material e prazo são indispensáveis. Há outros fatores que sua empresa pode querer levar em consideração ao estabelecer uma relação com um fornecedor, como critérios ASG (ambiental, social e de governança) ou situação fiscal, por exemplo. Tudo isso pode constar do questionário que será apresentado aos participantes.
- Cotações: depois de fornecer as informações solicitadas no questionário e estando aptos a participar do processo de cotação de preços, os fornecedores devem informar suas propostas diretamente na plataforma. Isso agiliza muito o processo, já que todas as informações serão reunidas em um só lugar.
- Avaliação dos fornecedores: no momento de escolher as opções que melhor atendem às necessidades da empresa, o e-sourcing permite visualizar com facilidade as informações de cada fornecedor.
- Competição de preços: cheque se é possível convidar os fornecedores a fazer ofertas de preços na plataforma, em uma espécie de leilão. Esse recurso torna o processo de escolha mais competitivo e ao mesmo tempo transparente.
- Homologação da compra: o e-sourcing também automatiza a qualificação de fornecedores, o que garante a veracidade das informações fornecidas pela empresa antes da assinatura do contrato.
Entre opções de software de e-sourcing disponíveis no mercado, é possível escolher desde as mais simples, com funções básicas, às mais mais robustas. É preciso analisar qual delas se adequa melhor ao seu negócio. As soluções mais adaptadas ao mercado brasileiro são Supplis, Goevo, Ibid e Ivalua.
Gerencie fornecedores com mais eficiência
A implementação de um processo de compras mais eficiente passa pela adoção de ferramentas que otimizam a aquisição de bens e serviços. Os softwares de de e-sourcing possibilitam maior controle de estoques e melhor gestão dos fornecedores. As ferramentas mostradas neste artigo têm foco na redução de custos e na otimização dos processos.
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