Entenda como a utilização do FIFO pode ajudar na otimização dos estoques
O gerenciamento eficiente de estoques é uma dificuldade observada em empresas dos mais variados ramos de negócio. Comprar mercadorias nas quantidades necessárias, sem excesso ou deficiência, e armazená-las do jeito correto, respeitando a durabilidade de cada insumo, não é uma tarefa simples. E, por conta disso, frequentemente se observam lojas, restaurantes ou empresas no geral desfazendo-se de mercadorias que deixam de ser úteis para os processos produtivos.
Essa situação é retratada num estudo recente realizado pela ABRAS. De acordo com o estudo, empresas brasileiras perdem até 7 bilhões de reais por ano com estoques mal gerenciados. E o número, além de chamar a atenção, também é preocupante, já que esse montante gigantesco poderia ser usado em outras iniciativas e projetos.
Este artigo irá apresentar a metodologia de estoque FIFO, e como a sua utilização intensifica o controle da entrada e saída das mercadorias. Mostrará também os grandes problemas derivados da falta de controle nos estoques e quais providências podem ser tomadas pela organização para definir um modelo de armazenagem com o padrão FIFO.
O sistema FIFO de estoque prevê a priorização de produtos que foram armazenados primeiro. Desse modo, além da maior organização, a empresa minimiza as perdas com validade de produtos, principalmente os perecíveis.
A sigla FIFO faz alusão à frase “First in, first out”, ou seja, “primeiro a chegar, primeiro a sair”, priorizando a saída de mercadorias que chegam primeiro ao considerar a sequência de entrada dos insumos. Esse sistema costuma ser muito útil para empresas que negociam produtos perecíveis, sendo assim, o método organiza o estoque de modo que haja redução nas perdas e maior clareza no entendimento do inventário.
O grande objetivo dos estoques é suprir as demandas eliminando os excessos, e o método FIFO é um bom aliado nessa missão. Apesar de o FIFO não ser o único método que favorece o controle de suprimentos, diversas empresas menosprezam o gerenciamento de estoques em seus planejamentos, e isso pode trazer desvantagens visíveis. As principais são:
Encontrar o equilíbrio entre essas variáveis é um desafio para quase todas as empresas que trabalham com estoque. A ausência de planejamento no estoque gera desorganização, que faz com que faltem ou sobrem produtos. O prejuízo é certo, já que a empresa fica incapaz de atender a demandas ou absorve custos com a posse de produtos indesejados.
A falta de organização no estoque é propícia para erros no fluxo de trabalho e na entrega do produto ao cliente. Isso gera frustração, revolta e insatisfação, comprometendo a satisfação e a fidelização dos consumidores.
Estoques de produtos perecíveis são ainda mais sensíveis, já que um erro mínimo de data pode comprometer um lote inteiro. Além disso, as perdas podem ocorrer no processo de recebimento dos produtos, na armazenagem, no manuseio, bem como por furtos e erros de lançamento no sistema.
A falta de gerenciamento dos estoques prejudica a qualidade do serviço, o que é facilmente percebido pelos clientes. Principalmente nos dias atuais, em que as informações circulam com alta agilidade, é necessário que as empresas estejam atentas à eficiência de todos os seus processos, pois algumas falhas podem criar uma imagem de incompetência à organização.
Estocar produtos envolve uma série de custos, tais como de manutenção, depreciação e escassez (falta de estoque). Um bom gerenciamento de estoques visa a redução desses custos e a otimização dos processos, para que sejam utilizados da melhor forma os recursos. Evidentemente, a desorganização nos estoques favorece as perdas, atrasos, furtos, desvios e outras imprevisibilidades. Tudo isso gera gastos adicionais para a organização, além de ineficiência e queda de produtividade.
O FIFO é um método que faz total sentido para empreendimentos que tenham produtos com alto giro e tempo de validade. Sendo assim, empresas como supermercados, lojas de comércio e empresas de logística são altamente compatíveis com esse tipo de sistema.
Para aplicar o sistema, deve-se ter em mente que nenhum produto pode ultrapassar outro. Isso facilita a organização dos lotes, impedindo encaixes de produtos que não estavam na fila. Como resultado, é possível visualizar o tempo de vida dos estoques com maior exatidão, fazendo com que os produtos cheguem com a mesma data de validade e tempo para uso.
Também é fundamental a determinação da capacidade máxima do estoque, de modo a evitar o excesso de produtos e também a sobrecarga dos colaboradores que operam a área. Para isso, ao aplicar o FIFO, deve-se atribuir um limite na entrada e saída de mercadorias. Dessa forma, quando a fila chega ao limite estabelecido, encerra-se o processo de compra até que seja aberto espaço para outro lote no fluxo.
Apesar da eficácia comprovada, cada empresa possui uma característica e um formato de atuação, e isso interfere na estrutura de armazenagem. Para facilitar a aplicação, também é fundamental que seja feito um planejamento e estudo do estoque. Além disso, é válido o acompanhamento frequente pós-implementação para comprovar se o investimento realmente tem trazido resultado.
Os benefícios do gerenciamento adequado de estoque e principalmente da utilização do FIFO são notáveis. O sistema oferece maior segurança no manuseio de produtos perecíveis, já que produtos mais antigos são utilizados primeiro. Não somente isso, o uso do FIFO traz mais agilidade no controle de estoque dos materiais, já que a organização facilita a localização dos itens.
Aprimorando a gestão dos estoques, os gastos com produtos estragados são minimizados e a empresa aumenta a sua capacidade de cumprir com os prazos operacionais e de entregar um produto final de acordo com a expectativa do cliente. Outros dois benefícios importantes que valem ser mencionados são a diminuição dos custos com estocagem de produtos e a consequente redução da variação no preço das mercadorias, facilitando a precificação e a gestão contábil.
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