Para fazer um plano de ação eficaz, conheça exemplos de 5w2h
Pouco mais de um terço das empresas brasileiras duram mais de cinco anos. Segundo o IBGE, a taxa de sobrevivência das companhias em 2019 era de 37,6%. A pesquisa aponta, ainda, que a chance de permanecer no mercado aumenta para as empresas maiores, indicando que uma estrutura mais robusta ajuda a obter melhores resultados no longo prazo.
Uma forma de contornar as dificuldades comumente enfrentadas pelas empresas é elaborar bons planos de ação, a partir de metas claras e objetivos realistas. Para auxiliar os gestores nessa tarefa, o método 5w2h se revela como uma ferramenta de aplicação simples e efetiva, que pode apoiar as organizações tanto no planejamento estratégico quanto em iniciativas pontuais.
Neste artigo, serão apresentados exemplos de 5w2h, de forma a demonstrar como essa ferramenta pode ajudar na elaboração de um plano de ação eficaz.
O que é o método 5w2h
A metodologia conhecida como 5w2h pode ser adotada tanto para finalidades corporativas quanto para uso pessoal. Trata-se de uma espécie de check list administrativo, cujo objetivo principal é delimitar a abrangência de um projeto ou atividade de maneira visual e sem a necessidade de utilizar ferramentas sofisticadas. Basta preparar uma planilha, em softwares como o Excel ou o Google Sheets. A sigla é formada pelas iniciais em inglês de sete perguntas que devem ser respondidas de forma breve para definir o escopo do plano de ação:
- What (o quê?): nesta coluna deve ser incluída uma descrição do que será feito.
- Why (por quê?): especificar o propósito da ação e o seu alinhamento aos objetivos estratégicos da empresa, justificando a necessidade do plano de ação naquele momento .
- Who (quem?): aqui devem ser definidos quais profissionais ou equipes estarão envolvidos na execução.
- Where (onde?): este item deve contemplar os locais onde o projeto será realizado e/ou implementado.
- When (quando?): esta coluna deve ser preenchida com os prazos de início e término previstos.
- How (como?): um breve detalhamento de como o projeto será desenvolvido deve ser incluído neste campo.
- How much (quanto?): por fim, é fundamental indicar os custos estimados para a execução das atividades previstas.
Ao organizar as demandas seguindo essa estrutura, fica mais fácil elaborar um plano de ação dividido em etapas. Além disso, o método ajuda a evitar o desperdício de tempo e dinheiro, ao explicitar quais áreas estarão envolvidas, qual o orçamento para o projeto e quais os prazos esperados para cada fase. O exemplo a seguir mostra uma aplicação prática da ferramenta:
- What: contratação de um Gerente de Projetos.
- Why: necessidade de desenvolvimento dessa área na empresa, bem como de um profissional capacitado a gerenciar as demandas de projetos de inovação.
- Who: Analista de Recrutamento e Seleção, em decisão conjunta com a Diretoria Administrativa.
- Where: presencial, na sede de São Paulo/SP.
- When: entre os dias 01 e 31 de agosto/2022.
- How: procedimentos padrões do setor de RH, incluindo análise de currículos, entrevistas, avaliação de competências técnicas e comportamentais.
- How much: custos de recrutamento, contratação e treinamento.
Como implementar a ferramenta 5w2h
Antes de tudo, deve-se ter em mente quais são os objetivos que se pretende atingir, com base em uma análise que leve em conta as necessidades e demandas de negócio, geralmente estruturadas em um planejamento estratégico. Nesse sentido, a ferramenta 5w2h torna-se uma aliada ao cumprimento dos objetivos organizacionais, na medida em que os desdobra em ações pontuais planejadas.
Para que o plano de ação seja facilmente compreendido por todos os profissionais envolvidos, as questões devem ser respondidas de forma simples e objetiva, como no exemplo acima. Outros fatores que contribuem para o sucesso da metodologia são a utilização de uma solução que possa ser acessada e editada pelas equipes diretamente impactadas e a adoção de um processo de reavaliação periódica dos itens previstos.
5w2h: Um método simples e eficaz
Este artigo sintetizou os benefícios e deu exemplos de 5w2h de forma a facilitar sua aplicação prática nas empresas. A partir de breves respostas a sete perguntas simples, é possível delimitar um projeto ou atividade em um plano de ação eficaz e alinhado aos objetivos estratégicos.
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