Veja alguns exemplos de pop e como aplicá-los a sua organização
O termo POP se refere a “procedimento operacional padrão”, e pode ser definido como um roteiro determinado para cada atividade essencial do negócio. Sua função é garantir que a empresa ofereça constantemente produtos, serviços e atendimento com qualidade, prazo e preço acessíveis aos clientes, segundo o planejamento estratégico.
A padronização favorece diretamente a consistência operacional e a produtividade, já que a execução dos processos de forma padronizada indica maior previsibilidade dos resultados. Para justificar essa importância, um levantamento realizado pela consultoria Euax revelou um índice de quase 100% para empresas que reconhecem a gestão de processos como recurso vital para a performance produtiva.
Este artigo aborda a importância da padronização de processos nas organizações, mostrando as consequências negativas que recaem sobre as empresas que a desconsideram. Serão mencionados também os principais passos para se realizar uma padronização adequada de processos, bem como os benefícios notáveis proporcionados por essa solução e alguns exemplos de POP.
Falta de padronização e seus prejuízos
A falta de padronização nos processos prejudica a otimização das atividades, resultando, na maioria das vezes, em falhas que implicam retrabalhos e custos adicionais. Assim, as operações ficam confusas, pois, quando os colaboradores utilizam maneiras variadas para desempenhar uma mesma função, manter o controle sobre os resultados é difícil. Ou seja, ao desconsiderar essa estratégia, as organizações podem se deparar com prejuízos, como:
Desorganização dos processos
Sem a padronização, os processos tornam-se desorganizados. Cada funcionário executa a atividade de uma determinada maneira, contribuindo para o surgimento de ruídos na comunicação e dificuldade na continuidade das tarefas.
Dificuldade de aprendizagem
A ausência de padrão das atividades também prejudica a organização, por exemplo, na adaptação de um novo colaborador. Seu processo de aprendizagem será mais difícil, e ele terá que recorrer com frequência aos superiores para sanar dúvidas.
Rotatividade de mão de obra
Operações confusas aumentam a pressão sobre os colaboradores para que obtenham bons resultados. Em um grau mais extremo, eles podem ficar insatisfeitos, desmotivados e consideram abandonar seus cargos.
Isenção de responsabilidade
A desorganização operacional no ambiente de trabalho faz com que muitos erros sejam cometidos, podendo se tornar “normalizados”. Quando isso ocorre, os envolvidos não assumem a responsabilidade, transferindo o equívoco para outros colaboradores.
Inconsistência nos relatórios
A padronização de processos contribui para a qualidade das informações usadas em relatórios e avaliações de desempenho. Sem ela, as análises são inconsistentes, dificultando a avaliação do desempenho dos colaboradores.
As etapas de um POP
O POP é um documento e, na maioria das empresas, é apresentado aos funcionários responsáveis, contendo todas as informações e representações visuais, com o propósito de facilitar seu entendimento. Há vários modelos, mas, basicamente, essa solução segue uma metodologia compreendida em etapas como:
- Definição do responsável pela formalização do POP
- Quais cargos ou setores devem seguir as orientações
- Quem é o responsável por conferir o esboço
- Quem é o responsável pela aprovação das medidas
- A data em que será implementado, e quais colaboradores devem ser mobilizados
- Como e quando serão feitas revisões, e sob quais circunstâncias
Depois de definir os responsáveis, elabora-se o documento. Apesar de existirem modelos de POP, é interessante que a empresa utilize um modelo próprio, ou que busque algum já existe, mas que atenda a sua necessidade. É importante que as informações sejam claras e garantam a padronização das informações. Pontos indispensáveis são:
- Nome
- Objetivo
- Referências (referencial teórico, manuais, livros, etc.)
- Local da operação
- Termos específicos
- Descrição das etapas de cada atividade
- Definição dos responsáveis
- Ilustrações e fluxogramas, ou representações visuais
- Histórico de revisões
- Formato do documento
- Gestor, ou o responsável pelo procedimento
Exemplos de POP possíveis
Procedimentos operacionais padronizados têm algumas categorias, e podem ser classificados segundo certas especificações. Esta padronização garante que o POP seja compreendido por qualquer pessoa que o consultar. Confira a seguir alguns exemplos de POP:
Metódicos
Descrevem um sistema completo de teste e investigação.
Para precauções de segurança
Servem como documentos que comprovam as instruções do trabalho.
Para operação de instrumentos
Existem certos aparelhos que necessitam de instruções de uso por conta do alto risco que oferecem. Elas devem ser organizadas em um documento e disponibilizadas aos funcionários
Para métodos analíticos
Descrevem em detalhes como análises devem ser feitas. Além disso, conforme forem sendo realizadas, é possível confrontá-las para identificar melhorias.
Para garantia de qualidade
Com foco na garantia de qualidade, os documentos são precisos na descrição de parâmetros, quantidades e maneiras de se realizar determinados processos.
Benefícios da padronização de processos
Os POPs necessitam de responsabilidade e alguns outros cuidados para serem de fato eficazes naquilo que se propõem resolver. Precisam também da validação formal de alguém capacitado para conduzi-lo, e não podem ser copiados de outras empresas. Usar modelos de outras organizações como referência é natural, mas deve-se tomar muito cuidado, afinal, as realidades entre as instituições são bem distintas.
Quando os POPs são colocados em prática corretamente, sua contribuição é direta na otimização operacional, além de permitirem a visualização assertiva de problemas na cadeia. A padronização possibilita que a organização controle melhor seus processos e obtenha dados precisos, que podem ser usados para elaborar estratégias de prevenção.
Os POPs podem ser usados, inclusive, para estabelecer regras sobre atividades e manutenção de áreas de serviço, manuseio e armazenamento de documentos, utensílios e equipamentos. Eles facilitam o entendimento dos funcionários quanto ao desempenho de suas funções, e ajudam a medir mais precisamente os índices de produtividade. Mesmo que estabeleçam uma rotina de trabalho, e que isso seja importante, revisões e melhorias são fundamentais. Desse modo, a padronização de processos deve ser pensada para facilitar a realização de ajustes e alterações.
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