Criar fluxograma de processo de produção ajuda a reduzir gargalos
O setor de compras precisa estar atento às mudanças do mercado e se antecipar para possíveis faltas de suprimento, usando o fluxograma de processo de produção a seu favor. As responsabilidades são maiores do que se imagina e compras mal planejadas afetam a lucratividade da empresa, é o que aponta um estudo da Universidade Federal do Ceará.
A Apple, por exemplo, perdeu US$ 6 bilhões em receitas por uma crise na cadeia de fornecimento. Na época, o presidente-executivo Tim Cook afirmou que a “escassez custaria ainda mais no período de fim de ano — sua época mais lucrativa.”
A gigante americana não é a única a sofrer deste problema: 73% das empresas sofreram interrupção de fornecimento por algum motivo. Destas, 48% esperavam que o risco de ruptura aumentasse nos próximos três anos.
Neste artigo, será explicado como montar um fluxograma de processo de produção, o que cada um dos seus símbolos representa e as vantagens de incluir essa etapa no setor de compras.
Vantagens do fluxograma de processo de produção
O setor de compras é responsável por cotar preços, gerenciar fornecedores, realizar compras e acompanhar as entregas. Todas essas tarefas demandam tempo e esforço, já que impactam diretamente na capacidade de produção da empresa. Assim, ter um fluxograma de processo de produção ajuda a ter uma visão geral das etapas.
Um estudo da Fundação Getúlio Vargas mostrou que a integração entre logística, fornecedores e clientes contribui para o aumento da lucratividade das empresas. Montar o fluxograma melhora a aproximação das áreas, trazendo mais retorno para a companhia. Além disso, também são benefícios da implementação desse processo:
Estimar recursos e mão de obra
A cadeia produtiva envolve diversos elementos, como a mão de obra direta (MOD) e indireta (MOI), recursos utilizados, tempo disponível e uma série de outros elementos. Saber gerir esses custos em prol da saúde financeira sem impactar na produtividade é um grande desafio para muitas empresas.
Um fluxograma de processo de produção permite ter uma visão geral da operação, quais são as etapas necessárias e recursos usados. O objetivo é atingir um nível ótimo de produção. Ou seja: produzir em capacidade máxima, utilizando toda a mão de obra disponível e com o menor custo possível.
Eliminar atividades desnecessárias
Burocracias e tarefas pouco produtivas podem “roubar” até 10 horas semanais de trabalho de cada funcionário. O estudo da Bain & Company revela o impacto das atividades de baixo valor ou completamente ineficientes no ambiente corporativo.
Hierarquias desnecessárias, papéis não muito definidos e “espirais de reuniões” são problemas comuns, mas que passam despercebidos no dia a dia. O uso do fluxograma de processo de produção ajuda a identificar etapas desnecessárias. Com uma visão completa, os gestores também percebem pontos de gargalo e podem atuar em cima deles.
Determinar tarefas que podem ser automatizadas
Adotar tecnologias para tornar a produção mais eficiente é uma das vantagens dos fluxogramas. Existe um símbolo específico que indica a necessidade de operação manual e a grande presença do mesmo mostra necessidade de automação.
Essa digitalização vai além da otimização dos recursos. Para Eder Max de Oliveira, consultor de negócios do Sebrae-SP, empresas analógicas não sobrevivem mais do que 5 anos. Em entrevista para o portal Uol, o especialista afirma que a automação é uma questão de sobrevivência para atender às demandas constantes e rápidas do mercado.
Como montar um fluxograma de processo de produção
Criar um fluxograma de processo de produção é mais simples do que parece, pois ele segue um padrão facilmente encontrado. Essa ferramenta gera conhecimento detalhado a respeito das etapas de compra, facilitando a tomada de decisões.
No entanto, o fluxograma precisa ser bem detalhado e com linguagem clara. O objetivo é elaborar um passo a passo com todas as informações possíveis e de forma resumida. Assim, consegue registrar ou criar novos processos.
Símbolos do fluxograma de processo de produção
Cada estágio do fluxograma é firmado em símbolos, que são padronizados para facilitar o entendimento.
- Início ou fim: Marca o começo e o fim do processo esboçado no fluxograma.
- Processo: O retângulo determina as etapas que devem ser realizadas durante o processo.
- Fluxo: Indica a sequência que deve ser obedecida e determina como o fluxograma precisa ser lido.
- Decisão: Neste ponto do fluxograma, é preciso tomar uma decisão para dar continuidade ao processo.
- Processo pré-definido: Simboliza que a fase em questão já foi determinada em outro fluxograma.
- Operação manual: Indica que o estágio precisa ser feito de forma manual, como o ligamento de algum equipamento específico.
- Documento: Esse símbolo significa que a etapa precisa de um documento, seja para guiar os operadores ou para registrar algo.
- Espera: Em algumas etapas, pode ser necessário estabelecer um período de espera. Nesses casos, esse símbolo deve ser usado.
- Conector: Alguns fluxogramas são mais extensos e confusos, então o conector serve para integrar uma etapa a outra.
Ferramentas para a criação do fluxograma de processo de produção
O setor de compras e suprimentos já virou parte estratégica das empresas, por isso muitas usam o fluxograma para acelerar os processos. Há diversas plataformas, gratuitas ou pagas, que permitem a criação desses fluxos de maneira simples e prática:
Google Docs
As ferramentas do Google dão autonomia para as companhias e vêm com uma série de possibilidades. Entre elas, a criação de diagramas e fluxogramas de maneira gratuita e com um passo a passo de como fazer.
Visio
Ferramenta paga da Microsoft focada em diagramação, o Visio la conta com dezenas de modelos pré-criados, diagramas iniciais e estênceis disponíveis.
LucidChart
Aplicativo de diagramação utilizado por empresas como Google, Amazon e Asana. O LucidChart permite que a equipe possa compartilhar e colaborar em um mesmo fluxograma. Tem planos gratuitos, com limite de documentos, e pagos de acordo com a necessidade.
Canva
Excelente opção de ferramenta para quem não tem muito conhecimento de design. O Canva é totalmente online e gratuito, com opção PRO paga, contém templates criados por profissionais. Também permite colaboração entre equipes e personalização dos layouts disponíveis.
Fluxograma de processo de produção: mais que uma ferramenta
Gerenciar o setor de compras significa olhar para a empresa como um todo, desde a cadeia produtiva até a satisfação dos clientes. Ter essa visão 360° pode ser difícil sem as ferramentas certas, como o fluxograma de processo de produção.
O uso de ferramentas gratuitas, como o Google Docs e o Canva, permite que várias pessoas possam contribuir para o documento. Empresas com necessidades mais complexas, por sua vez, podem se beneficiar dos softwares pagos, que trazem mais possibilidades de uso.
No entanto, o fluxograma vai muito além de um simples instrumento empresarial. É peça crucial para entender as tarefas e processos adotados pela empresa, bem como identificar gargalos e pontos de melhoria. Tudo isso contribui para a saúde financeira e cadeia produtiva da companhia.
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