Você conhece a importância do gerenciamento de custos para o sucesso do seu negócio? - BusUp

Os investimentos em matérias-primas e componentes têm um peso importante na estrutura de custos da indústria brasileira, de acordo com a Confederação Nacional da Indústria (CNI).

Segundo o indicador que mede os gastos operacionais do setor, a queda de lucratividade no terceiro trimestre de 2020 teve como causa a alta de custos (8,6%), que superou o aumento dos preços das mercadorias (7,1%). 

Ou seja: um mau gerenciamento de custos pode prejudicar a saúde financeira da empresa. Este artigo apresenta aspectos importantes que devem ser observados, além de dicas para elaborar um planejamento eficaz.

O que é gerenciamento de custos

O gerenciamento de custos é um processo que envolve planejamento, estimativa, orçamento e controle das despesas relacionadas à produção de bens e serviços ou ao desenvolvimento de um projeto. Um estudo da Unioeste demonstrou que a gestão das despesas nas organizações tem influência direta na tomada de decisões, mas esse processo ainda é feito majoritariamente de forma intuitiva.

Para minimizar esse problema, é importante documentar estimativas dos valores que serão despendidos, ou seja, dos recursos financeiros necessários para todos os entregáveis. Além disso, devem ser consideradas ferramentas de controle de custos, de forma que a produção ou o projeto sejam concluídos sem estourar o orçamento aprovado. 

Como elaborar um bom plano de gerenciamento

Cada projeto tem suas características. Por isso, cabe ao gestor ou gestora definir a melhor forma de desenhar seu plano de gerenciamento de custos. É preciso analisar variáveis como o tamanho do projeto, o prazo esperado para conclusão, o orçamento total disponível, a necessidade de envolvimento de equipes internas ou externas, entre outras.  

Quanto mais detalhado o planejamento de custos, mais eficiente será a gestão do projeto. A previsão de gastos deve ser aprovada ainda na fase de inicial, para que no final seja feita a comparação entre valores estimados e reais. Veja as etapas a seguir.

Etapas do gerenciamento de custos

O Icec (International Cost Engineering Council) quantificou a precisão das estimativas em cada fase do planejamento de custos. No momento do pré-projeto, por exemplo, se trabalha apenas com a ordem de grandeza de cada despesa. Essa visão distanciada pode resultar em gastos 25% menores ou 75% maiores do que o previsto.

Já na fase de cotação orçamentária, a margem de erro é entre 10% a menos ou 20% a mais. Ou seja, quanto mais definidas são as etapas, mais preciso fica o orçamento e também mais fácil de ser executado. Isso evita gastos desnecessários.

De modo geral, o gerenciamento de custos se divide em quatro ações:

• Planejar: no momento inicial, o importante é definir todos os serviços, produtos, equipamentos e horas de trabalho necessários. Nesta fase ainda se trabalha com ordens de grandeza, o que é importante para avaliar a viabilidade ou não do projeto.
• Estimar: em seguida, é hora de elaborar estimativas mais precisas dos recursos necessários para realizar as atividades previstas. Assim, será preciso fazer projeções e orçar cada item do projeto. 
• Controlar: ao longo da execução, todas as despesas precisam ser acompanhadas e documentadas. Isso contribui para que os custos se mantenham dentro do orçamento aprovado.
• Revisar: para garantir que ao final tudo saia conforme esperado, é fundamental acompanhar de perto os gastos efetivamente realizados em cada etapa. Imprevistos podem acontecer, mas se o gestor ou gestora estiver monitorando atentamente, é possível rever as estimativas, ajustar as fases seguintes e manter o controle sobre o processo como um todo. 

O que levar em consideração

Há também aspectos gerais que servem como balizadores para a elaboração de um planejamento adequado às necessidades da empresa. 

• É fundamental que o gerenciamento de custos esteja integrado ao cronograma geral de um projeto. Deve-se verificar quais são as etapas previstas — se necessário, quebrando em ações menores e quantificáveis — e colocar valores em cada uma delas.
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• As estimativas devem ser feitas dentro de parâmetros realistas. Para isso, pode ser aproveitado o detalhamento de requisitos que sugerimos no item anterior para consultar os fornecedores no mercado. Quando o escopo é bem definido, fica mais fácil prever o orçamento de forma efetiva.
• Para que o projeto seja viabilizado sem imprevistos, é preciso levar em conta dois fatores. Primeiro, por meio da verificação de quais são os requisitos necessários (recursos, instalações, tempo). Devem ser identificadas, também, possíveis restrições (de orçamento, de equipe, ou de regulação, por exemplo).

Ponha em prática o plano de gerenciamento de custos

O gerenciamento de custos é uma ferramenta essencial para melhorar a lucratividade das empresas. Uma gestão bem implementada contribui para um processo de tomada de decisões mais eficaz. Isso acontece por meio da identificação das melhores formas de aplicar o dinheiro da companhia. O resultado é um orçamento sob controle.

Para elaborar um bom plano de gestão de custos, é fundamental considerar as etapas de planejamento, estimativa, controle e revisão. Além disso, o plano deve se balizar em cronograma e escopo bem definidos, bem como em requisitos e restrições que impactem a viabilidade de um projeto ou a produção de bens e serviços.

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