O que é gestão de pedidos e como ela ajuda na otimização de processos
A eficiência na gestão de suprimentos é fator fundamental na redução de custos por parte das empresas. Segundo os dados da consultoria empresarial Bain & Company, as companhias que agem com excelência na compra de suprimentos e terceirização de produtos podem economizar até 10% do seu faturamento total.
Apesar do cenário vantajoso, a percepção é outra ao analisar o caso das empresas brasileiras. O relatório da Bain informa ainda que, para 85% dos executivos entrevistados, faltam boas práticas na administração da área de suprimentos dos locais em que trabalham. E isso pode significar uma preocupação à medida que, em geral, os gastos desse departamento correspondem a mais de 40% da receita total da organização.
No decorrer do artigo, serão listadas as consequências impostas às empresas que não realizam a gestão de pedidos com eficiência. Serão mostradas ainda as vantagens desse recurso e algumas medidas que podem ser tomadas para tornar essa gestão mais assertiva.
O gerenciamento de pedidos diz respeito a uma série de ações que envolvem todo o ciclo de vida de um produto ou serviço. Essas ações englobam o atendimento, o processamento e a embalagem, até que o produto esteja apto a ser enviado ou consumido pelo cliente. Pode-se dizer que é uma excelente maneira de otimizar a cadeia produtiva da empresa, facilitando o atendimento ao cliente e organizando da melhor forma a estocagem de produtos.
O departamento de compras é vital para o bom funcionamento da organização, já que boa parte do lucro é fruto dos insumos comercializados. Hoje em dia, com o aumento considerável da exigência do consumidor, empresas buscam aperfeiçoar os máximos detalhes para oferecer uma experiência acima do esperado.
Em contrapartida, companhias que pecam na gestão de seus pedidos e controle de estoque sofrem complicações desfavoráveis. Para que fique mais claro, serão listadas abaixo as complicações mais expressivas que derivam da ineficiência no setor de compras:
Sem uma gestão de pedidos adequada, a empresa pode sofrer com estoques excessivos ou insuficientes. Estoques pequenos demais levam à condição de desabastecimento, fazendo com que a organização perca oportunidade de vendas e desestabilizando a cadeia produtiva.
Estoques excessivos também podem ser um problema à medida que produtos perecíveis podem estragar e os não perecíveis, se tornar obsoletos.
A falta de ordem na cadeia de suprimentos faz com que a empresa seja incapaz de atender às demandas do mercado. Além disso, ela perde o controle sobre o que é essencial para a qualidade dos serviços oferecidos.
Em casos de desabastecimento e dificuldade para atender as demandas, as organizações ficam impossibilitadas de oferecer um produto com a qualidade esperada pelo cliente, revertendo em queda nas vendas.
A diminuição das vendas reflete diretamente na rentabilidade da empresa, bloqueando a entrada de novas receitas. Além disso, uma análise incorreta de contratos faz com que as organizações percam boas oportunidades de negócio.
Muitos gestores não se atentam aos detalhes e apenas seguem o padrão de pedidos que são realizados normalmente pela companhia. Eles não enxergam nessa área uma grande oportunidade de diminuir os custos e, no longo prazo, a organização sai prejudicada em diversas esferas, como visto no tópico acima.
Devido à sua relação direta com a capacidade de suprir demandas institucionais, a gestão de pedidos necessita de uma análise segura e precisa. Dessa forma, executivos devem fazer esse estudo junto de seus funcionários, para que entendam a fundo os princípios da gestão de pedidos, podendo adaptar o planejamento caso necessário. Como exemplo, serão definidas abaixo algumas medidas importantes que podem auxiliar as empresas no domínio da gestão de pedidos:
Fornecedores devem ser monitorados frequentemente com o intuito de garantir qualidade no serviço e gestão das entregas para que adversidades possam ser detectadas rapidamente. Além disso, é interessante manter uma relação de benefício mútuo para atingir melhores condições de preço e serviço.
A fim de melhorar os processos internos, tenha muito bem definida a forma como a empresa atua e como ela pode atuar. Elabore soluções para elevar a produtividade, diminuir desperdícios e cumprir sempre os prazos e metas para transparecer credibilidade aos parceiros de negócio.
Faça uma averiguação minuciosa do histórico de vendas, identifique o tempo de sazonalidade e realize análises precisas sobre futuras demandas. Incentive também melhorias no setor comercial para compreender como estão as exigências dos clientes.
A integração de todos os agentes da cadeia logística é indispensável para a pontualidade com relação às entregas de suprimentos. Isso favorece o funcionamento da empresa no padrão competitivo e os resultados não demoram a aparecer.
Preze por um controle inteligente do estoque, evitando sobras ou desperdícios. Faça o cruzamento entre previsão de demandas, gerenciamento de compras e expectativa dos clientes, dimensionando o estoque de forma adequada para a organização.
Estabelecer uma padronização favorece o controle e a execução dos processos. Isso garante uma eficiência maior nas ações, facilitando também as avaliações de efetividade. Se a empresa tem condições de implementar um sistema de automação, os ganhos são ainda maiores. Afinal, esses sistemas possibilitam a redução nas falhas e retrabalhos, diminuindo custos.
O uso de sistemas automatizados ajuda as organizações a serem mais eficientes em etapas estratégicas do seu funcionamento. Esses sistemas fornecem em tempo real informações vitais, integração entre diferentes setores, redução de erros, otimização de processos, atendimento personalizado, entre outros benefícios.
Caso haja interesse, um especialista pode avaliar a empresa e encontrar a ferramenta mais adequada ao modelo do negócio. Para facilitar, serão listadas abaixo algumas ferramentas de logística e as principais funções que têm contribuído para a eficiência das operações:
Gestão eficaz de documentos e notas fiscais, controle de estoques e gastos, planejamento de rotas e rastreamento de produtos.
Controle e atualização do armazém, gestão do inventário, análise de pedidos recebidos, avaliação de compras para suprimento de estoques, informações sobre os materiais alocados no armazém, giro de estoques.
Rastreamento de mercadorias, distribuição conforme pedidos, indicação e redução de produtos obsoletos, planejamento prévio para épocas de quedas e picos nas vendas.
Em um mercado cada vez mais dinâmico, a sobrevivência do negócio está sujeita à eficiência e rapidez dos processos internos de cada organização. Nesse sentido, a gestão de pedidos possibilita que cada etapa de produção seja realizada da melhor forma e no tempo esperado, trazendo resultados satisfatórios. Gerenciar pedidos da maneira correta proporciona à empresa mais do que uma imagem institucional sólida, promovendo também:
Utilizar as técnicas de gestão e incorporar novas tecnologias são uma ótima oportunidade para se destacar em relação aos concorrentes que, na maioria das vezes, não enxergam nesses recursos um diferencial estratégico.Como visto anteriormente, a tarefa não é simples e exige um alto grau de eficiência em todos os levantamentos propostos. Porém, se for feita da maneira correta, dificilmente haverão custos logísticos desnecessários.
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