Entenda como a Matriz de GUT pode beneficiar as organizações
A Matriz de GUT é uma ferramenta muito utilizada nas empresas para priorizar a resolução de problemas e a realização de certas atividades. Ela pode ser utilizada em outras questões como: gestão de crises, tomadas de decisão, gestão de processos, gestão de projetos, planejamento estratégico entre outros.
Ferramentas de gestão são fundamentais para o trabalho estratégico e para a tomada de decisão mais assertiva. Segundo uma pesquisa da PWC, 62% das organizações usaram um plano de gestão para responder aos efeitos da crise, e a Matriz de GUT pode ser útil nesse sentido. Afinal, em uma crise, a resolução de muitos problemas gera ao administrador confusão em sua análise, e a separação dos problemas para ordená-los de acordo com a sua prioridade pode ser de grande ajuda.
Neste artigo, será abordado o conceito da Matriz de GUT, indicando as principais etapas que compõem essa ferramenta. Além disso, serão levantados os principais riscos assumidos por empresas que não utilizam ferramentas de gestão de problemas, bem como os principais benefícios oferecidos por esses instrumentos.
A Matriz de GUT na gestão de problemas
A Matriz de GUT apresenta, de forma estruturada e intuitiva, a priorização a partir de três critérios, os quais compõem a sua sigla: Gravidade, Urgência e Tendência. A partir da análise da matriz, é possível compreender melhor os riscos para o negócio, bem como o seu impacto. Dessa forma, elencam-se as questões que precisam ser tratadas imediatamente, bem como as de menor importância.
O gerenciamento de riscos possibilita uma preparação eficaz para enfrentar e mitigar seus impactos. Trata-se de um planejamento que foca na redução de danos e é essencial para empresas que têm como objetivo o crescimento de mercado e manutenção de suas conquistas. A Matriz de GUT é um exemplo de técnica utilizada com essa finalidade, porém, a falta de atenção e desconsideração de ferramentas como essa podem trazer às empresas algumas complicações, como por exemplo:
Dificuldade nas tomadas de decisão
As crises são períodos instáveis e imprevisíveis, portanto, exigem da empresa a melhor capacidade possível para tomadas de decisão. Caso a empresa encontre-se em uma situação como essa e não possua um plano para gerenciar os riscos, ela não terá convicção sobre qual caminho tomar e poderá ser muito prejudicada.
Dificuldade na eliminação de problemas
A própria Matriz de GUT é um instrumento específico para organizar e eliminar os problemas corporativos. A partir do momento que a organização desconsidera as ferramentas de gestão, estando numa situação de crise, ela não consegue visualizar seus problemas e não identifica as prioridades.
Aumento da pressão interna
Quando uma organização não responde bem a um período de crise, aumenta-se a pressão para que ela consiga sair logo daquela situação. Isso não é vantajoso, já que colabora para a diminuição da qualidade das entregas e para o aumento do stress no ambiente de trabalho.
Aumento dos custos
A queda no faturamento decorrente da desqualificação das operações é um dos primeiros impactos a serem sentidos. Os custos e gastos, por sua vez, aumentam, já que o acúmulo de problemas necessita de mais recursos para ser resolvido.
Como a Matriz de GUT avalia os problemas?
Antes de partir para as etapas que compõem a Matriz de GUT, é necessário conhecer seus 3 critérios para a avaliação de problemas. É importante ressaltar que é uma ferramenta simples, porém, muito útil, que pode ser aplicada na empresa sem grandes requerimentos.
Gravidade (G)
Representada pela letra G, a gravidade é o critério que avalia o impacto que o problema pode gerar se não for solucionado. Sendo assim, é necessário analisar todos os pontos que podem ser afetados, como os colaboradores, resultados, processos etc. Um impacto que leve a empresa à falência é algo muito grave, por exemplo. A pontuação de gravidade varia de 1 a 5, sendo 1 (sem gravidade) e 5 (extremamente grave).
Urgência (U)
Representada pela letra U, a urgência diz respeito ao tempo e à necessidade de rapidez para resolução. Desse modo, esse é um fator que considera o prazo e a pressão para normalizar a situação. A pontuação da urgência também varia de 1 a 5, sendo 1 (pode esperar) e 5 (muito urgente).
Tendência (T)
A tendência está relacionada ao padrão de evolução do problema. Assim, ela indica uma possível tendência na piora da situação ou se ela permanecerá estável caso não seja normalizada. Para descobrir essa informação, é possível analisar o desenvolvimento dos problemas na ausência de uma solução efetiva. Assim como as outras, a pontuação de tendência varia de 1 a 5, sendo 1 (não mudará) e 5 (vai piorar rapidamente).
Princípios essenciais para se aplicar a Matriz de GUT
Como mencionado anteriormente, a utilização dessa matriz é simples e se resume à pontuação dos problemas existentes para posterior multiplicação das pontuações. Desse modo, para que fique mais claro, serão listadas na sequência as principais etapas que envolvem a Matriz de GUT. Lembre-se, uma maneira simples e eficiente de calculá-la é usando uma planilha:
Levantamento das classificações
Em uma planilha manual ou software específico, definir os campos para as classificações: problema, gravidade, urgência, tendência, nota, sequência de atividades.
Listagem dos problemas
É o momento de levantar todas as complicações que se deseja analisar. Um exemplo concreto: time insuficiente, gastos excessivos.
Atribuição das pontuações
Na próxima etapa, é necessário atribuir pontuações para os problemas nas 3 variáveis. Cada problema deve ser pontuado com cada critério. Por exemplo: gastos excessivos (gravidade 5, tendência 4, urgência 3).
Multiplicação das notas
Para saber qual dos problemas listados exige maior prioridade, basta multiplicar os resultados dos campos “G”, “T” e “U”. O problema que apresenta valor mais elevado é o que a análise indica que deve ser resolvido primeiro.
Elaboração de um plano de ação
Priorizados os problemas, é o momento de agir em cima das conclusões. Para isso, é fundamental definir quem serão os coordenadores responsáveis e também estipular um prazo para entrega e controle mais assertivo do plano.
Quando utilizar a Matriz de GUT?
A Matriz de GUT é uma excelente ferramenta para ajudar a empresa a ter mais clareza em momentos de indecisão. Ela permite que as lideranças reconheçam os problemas e priorizem as soluções, focando o tempo e energia em questões que realmente importam. Além desse benefício expressivo, é uma ferramenta simples, que pode ser implementada e testada sem grandes exigências.
Uma gestão inteligente se mostra como fator decisivo para o sucesso de qualquer organização e ferramentas administrativas ajudam nesse sentido. Todas as empresas têm diversas questões a serem resolvidas, e muitas vezes é difícil saber por onde começar. A desconsideração de ferramentas de gestão pode ser muito prejudicial à medida que a empresa deixa de conhecer a si mesma e perde o controle sobre as operações. Concorrentes, por sua vez, quando utilizam as técnicas e ferramentas disponíveis, ganham oportunidade de estar à frente, uma vez que conhecem suas fraquezas e sabem em quais pontos agir.
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