Conheça as 5 etapas da metodologia
A grande competitividade no mercado leva as empresas a procurarem formas de se destacar perante seus concorrentes. Algumas focam na experiência do cliente, como entrega grátis e em tempo recorde. No entanto, é preciso repensar os processos internos e trazer inovação para a operação.
Este tema traz preocupações, pois apenas 33% das empresas brasileiras são inovadoras. De acordo com o IBGE, que divulgou os dados, são companhias que introduzem novos produtos no mercado ou implementaram novos ou substancialmente aprimorados processos. Ao mesmo tempo, a produtividade no país tem recuado, e estimativas apontam que um norte-americano gerava, por hora, renda equivalente à de quatro trabalhadores brasileiros.
Tais dados enriquecem a discussão sobre gestão da qualidade dos processos. Muitas organizações começaram a usar o método DMAIC para fazer este controle e este artigo explicará mais sobre essa metodologia e como a aplicar no negócio.
O que é o método DMAIC
O método é originado do Seis Sigma, referência à letra σ do alfabeto grego que representa o desvio-padrão de uma distribuição normal. Nas organizações, refere-se à busca pela redução da variabilidade dos processos, alcançando um nível de defeitos próximo a zero. Para chegar a este objetivo, deve-se escolher uma forma de solucionar problemas — entre as opções, está o método DMAIC.
Essa metodologia é composta por etapas pré-definidas, focadas em um problema de desempenho organizacional que ainda não tem solução. A sigla vem das palavras em inglês Define (Definir), Measure (Medir), Analyse (Analisar), Improve (Melhorar) e Control (Controlar). Isso serve como um roteiro para o desenvolvimento de processos e ajuda na tomada de decisões estratégicas.
1. Definir
A primeira etapa do método DMAIC reúne todas as informações relevantes para o projeto e define quais serão os pontos trabalhados, bem como as possibilidades de melhoria. Nesta fase, os responsáveis precisam responder a uma série de perguntas:
- Qual é o problema a ser resolvido?
- Quais são as oportunidades e ameaças para o negócio?
- O que acontece se nada for feito em relação ao problema?
- Quais são as áreas interessadas e afetadas pelo projeto?
- Como esse projeto será conduzido e quais são os prazos?
O brainstorming pode trazer pontos de vistas novos e que ajudarão na definição do problema. Neste momento, não existem respostas erradas e, ao mesmo tempo, é importante alinhar quais são os objetivos esperados com o uso da metodologia.
2. Medir
As respostas da etapa anterior levam à necessidade de aprofundar o que foi descrito para medir os processos com mais detalhes. Ter uma base enriquecida e atualizada de dados é fundamental, bem como ter o apoio da área de Business Intelligence. Os profissionais de BI podem selecionar os indicadores-chave e estudar seu comportamento.
O objetivo é descobrir onde o problema ocorre e quais são seus principais impactos no negócio. Ou seja, ter dados que suportam as teorias desenvolvidas na etapa anterior e filtrar as causas em potencial. Também é preciso identificar todos os desperdícios no processo e quais são as oportunidades de melhoria.
3. Analisar
Como o próprio nome indica, o propósito desta etapa é analisar as informações coletadas para determinar as causas do problema inicial. Os envolvidos no projeto devem se reunir para levantar as potenciais motivações e coletar evidências dessas hipóteses. Outra prática muito comum é o benchmarking, estudo de práticas semelhantes em outras empresas para servir de inspiração e guia.
O uso dos 5 porquês da qualidade é um método simples que visa ao desconhecimento de causas raízes dos problemas. A técnica foi desenvolvida por Taiichi Ohno, responsável pela elaboração do Sistema de Produção Toyota. Ela consiste em fazer 5 questionamentos sobre o motivo do problema ou ocorrido, permitindo:
- Descobrir o que aconteceu;
- Determinar por que aconteceu;
- Descobrir como reduzir a probabilidade do erro ocorrer novamente.
4. Melhorar
Hora de colocar a mão na massa em atividades que levam à solução do problema, e é a etapa mais demorada do processo. De modo geral, corresponde a 40% de todo o método DMAIC, pois requer uma série de decisões. Entre elas: qual a melhor solução, seu impacto e quais resultados trará.
Não basta colocar a hipótese para rodar, já que é preciso medir os esforços. Esse acompanhamento serve principalmente para o próximo passo, mas também para chegar a conclusões com mais facilidade.
5. Controlar
Por fim, está a avaliação do alcance do objetivo. Se o resultado não for favorável, deve-se retornar à fase segunda fase (Medir) para verificar se houve falha na definição ou medição dos indicadores. Agora, se o resultado for positivo, os gestores precisam padronizar as alterações testadas e aplicá-las em grande escala.
Benefícios do método DMAIC
O método DMAIC é um pouco complexo e requer treinamentos antes de ser aplicado, para garantir que todas as etapas sejam feitas da maneira correta. Porém, as empresas que adotarem essa metodologia logo notarão melhorias na gestão de processo e maior qualidade na operação.
Afinal, os procedimentos passam a ser realizados com desperdício mínimo e eficiência máxima. Consequentemente, há aumento na satisfação do cliente e na lucratividade. Em especial quando os novos processos reduzem o prazo de entrega, uma das principais dores das empresas. Uma pesquisa feita pela Capterra apontou que 73% dos consumidores brasileiros esperam que e-commerce realize entregas ultrarrápidas — e os clientes estão dispostos a pagar mais para receberem seus produtos mais cedo.
Outra vantagem está no engajamento das equipes. Processos bagunçados e sem padrões levam a falhas de comunicação, outro problema bem comum. Segundo a revista The Economist, esses lapsos são os principais responsáveis pela baixa produtividade e trazem prejuízos à saúde dos funcionários.
Método DMAIC tem foco na melhoria contínua dos processos
É fácil entender porque esta metodologia tem ganhado espaço nas organizações. Suas cinco etapas ajudam a repensar processos internos e melhoram a gestão das operações, pois trazem mais organização ao negócio.
O método DMAIC pode ser combinado com outras estratégias derivadas do Seis Sigma ou usado como ferramenta única em prol da empresa. Entre a definição e o controle, há uma série de ações que devem ser tomadas para resolver problemas aparentemente sem solução. No final, o estudo dos esforços leva a uma equipe mais engajada e motivada, reduzindo a variabilidade de processos e os riscos.
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