Entenda como o orçamento base zero ajuda na redução de custos
O orçamento base zero é uma estratégia de planejamento orçamentário que desconsidera a média de despesas recentes do departamento. Neste tipo de cálculo, a empresa levanta os gastos previstos, orçando cada centro de custo individualmente a partir do zero. Seu intuito é verificar excessos e as reais necessidades operacionais da empresa, desconsiderando a repetição de padrões para evitar desperdícios.
Grandes empresas ao redor do mundo já aderiram à metodologia e obtiveram resultados que comprovam sua eficácia. É o caso da Mondelez, uma das maiores confeitarias do planeta, que desde que começou a implementar o orçamento base zero registrou um aumento de 11,5% na receita líquida e 9% nas despesas gerais. A Ford também colheu bons frutos, reduzindo seus custos em 14 bilhões de dólares de 2018 a 2022.
Este artigo demonstra a importância dessa alternativa, esclarecendo possíveis consequências para as empresas que não aderem ao orçamento base zero. Além disso, serão levantadas suas principais vantagens e dicas fundamentais para a implementação.
Orçamentos de base zero costumam ser mais representativos e eficientes do que orçamentos comuns. Isso porque são mais analíticos, específicos e fiéis às reais despesas de cada departamento
Consequências da ausência de um orçamento base zero
A proposta do orçamento base zero é muito interessante pois avalia os recursos corporativos desde o mais supérfluo, ao mais importante na continuidade operacional. Ele extingue a reprodução de custos obsoletos identificando-os e os eliminando das contas. Empresas que não conhecem podem sujeitar-se a algumas desvantagens de mercado como:
Falta de fundamento para tomadas de decisão
Ao contrário de modelos tradicionais, que consideram históricos orçamentários ou índices de reajuste, o orçamento base zero aplica suas decisões em indicadores de benefício para o negócio. Na ausência de dados como esses, os orçamentos podem não atender às reais necessidades da empresa.
Dificuldade para eliminar desperdícios
Orçamentos tradicionais costumam ter mais dificuldade para localizar gastos superficiais. Isso consequentemente impede que a empresa corte estes gastos e consiga alocar seus recursos de maneira mais estratégica.
Menor visibilidade dos custos
Claramente o uso da metodologia de orçamento base zero fornece uma visão mais contundente dos custos específicos de cada departamento. A falta desse olhar estratégico pode fazer com que a empresa encontre problemas na gestão de custos, repetindo gastos desnecessários ao longo dos anos.
Pouco envolvimento das lideranças com seus times
Quando existe incentivo para o corte e eliminação de custos, gestores devem sempre estar atentos às melhores possibilidades para instruir suas equipes. Quando não existe essa preocupação podem se acomodar, enfraquecendo assim esse relacionamento e comunicação.
Como estruturar um orçamento base zero?
Um orçamento de base zero pode ser estabelecido para uma série de objetivos diferentes, desde que haja um planejamento robusto. Nesse sentido, existem alguns procedimentos internos que, quando adotados pela organização, facilitam essa implementação. São eles:
Definição do objetivo
Na grande maioria das vezes esse tipo de orçamento é planejado com o intuito de reduzir custos, mas essa não é a sua única finalidade. Seja qual for o objetivo, ele deve ser claro, pois influenciará toda a estratégia.
Levantamento das principais atividades
Nessa etapa devem ser priorizadas as atividades essenciais do negócio. Sendo assim, é possível identificar as áreas de maior ou menor importância, sugerindo uma alocação mais assertiva dos recursos.
Realização da projeção de custos
Qualquer planejamento orçamentário conta com uma projeção de despesas. No caso do de base zero, esses gastos devem ser minuciosamente especificados com o intuito de representar o máximo possível a realidade da estratégia corporativa estabelecida.
Realização da projeção de faturamento
A projeção de lucratividade também é necessária no planejamento de orçamento base zero. Dessa forma, a partir da análise dos produtos ou serviços oferecidos, canais de distribuição, parceiros de negócio e cartela de clientes, gestores ganham base para identificar boas oportunidades e ameaças ao negócio.
Definir o custo mínimo da operação
É preciso determinar o custo mínimo para que a empresa continue operando com qualidade. A partir deste dado podem ser identificados com maior facilidade os custos supérfluos que devem ser descartados.
Mobilização das equipes
Para que atinja o resultado esperado é necessário que toda a empresa esteja engajada na iniciativa, independente do nível de cargo. Treinamentos comportamentais podem ser muito úteis para isto, instruindo os funcionários sobre a importância de não estourar o orçamento.
Acompanhamento dos resultados
Não tem como avaliar a eficácia do planejamento sem um devido acompanhamento. Dessa forma gestores devem estar focados em descobrir se os objetivos definidos no início estão sendo atingidos e se há algo que pode ser feito para melhorar a estratégia.
Orçamento base zero: mais vantagens para a sua empresa
A utilização de um orçamento do tipo base zero no planejamento tem como principal objetivo a identificação de custos desnecessários ou dispensáveis para a organização. Portanto, é muito vantajoso e permite a aplicação de recursos de maneira mais eficiente.
A iniciativa estimula o sentimento de união entre os colaboradores para atingir um objetivo em comum, algo que diz respeito a todos os agentes envolvidos. Isso também traz benefícios pois exige uma coordenação e comunicação mais eficientes, fazendo com que os gestores estejam em frequente contato com seus liderados, a fim de localizar as melhores oportunidades para o negócio.
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