Redução de custos nas empresas: como evitar gastos desnecessários?

Empresas que gastam de forma inteligente oferecem um diferencial competitivo. Saiba como.

A redução de custos nas empresas é uma preocupação constante, pois gastar menos implica em maior lucratividade e menos desperdício. Além disso, cortar despesas afasta um dos maiores problemas para saúde financeira de uma companhia: o endividamento. Este é um debate que tem crescido de maneira alarmante no Brasil. Uma pesquisa da Economática apontou que, nos últimos dez anos, os empréstimos empresariais aumentaram 149%, passando de R$ 486 bilhões em dezembro de 2011 para R$ 1,21 trilhão em março de 2021. 

Antes de recorrer ao crédito, há várias estratégias para reduzir custos nas empresas, gerando recursos para tornar seu produto mais competitivo ou ampliar seu negócio. Mas é necessário fazer escolhas corretas para não colocar em risco a qualidade do serviço ou produto final. Cortes feitos sem avaliação das consequências causarão mais gastos no futuro.

Neste artigo, vamos apresentar práticas e ferramentas para viabilizar a redução de custos nas empresas de forma planejada.

Para praticar a redução de custos nas empresas, identifique custos fixos e variáveis

O primeiro passo para reduzir é identificar a natureza dos custos. De modo geral, os gastos podem ser classificados de duas formas: 

• Gastos fixos: aqueles que não apresentam grandes oscilações, independente da produção ou venda. Entram nesta categoria os aluguéis de imóveis e o salário-base dos empregados, que são pagos independentemente do quanto for produzido. Outras despesas que variam pouco são ligadas à limpeza, manutenção e segurança patrimonial.
• Gastos variáveis: aqueles que oscilam de acordo com o nível da atividade. No comércio, por exemplo, um custo variável é a comissão dos vendedores, que aumentará na mesma proporção que aumentarem as vendas. No caso de indústrias, os gastos com matérias-primas podem variar devido a fatores sazonais ou ligados à conjuntura econômica, entre outros.

Reduza gastos fixos

Para uma eficiente redução de custos fixos nas empresas, deve-se agir em paralelo, tanto no enfrentamento de problemas imediatos quanto na implementação de hábitos financeiros saudáveis. Para isso, é possível seguir alguns passos:

1) Renegocie dívidas: há muitas causas para as empresas recorrerem a linhas de crédito. Pode ser por motivos positivos, como investimentos para crescer, ou negativos, como a falta de planejamento para cobrir despesas imprevistas. A dívida pode ser um recurso útil para o equilíbrio financeiro da empresa, desde que administrada com sabedoria. Converse com seus credores e tente estabelecer condições favoráveis para ambos, negociando descontos com a antecipação de pagamentos, por exemplo.

2) Reveja gastos: é comum firmar contratos com prestadores de serviços (como telefonia, internet e outros) e seguir com eles por um longo tempo, sem conferir periodicamente se continuam atendendo as demandas da empresa. Outros gastos deixam de ser necessários com a adoção de novas tecnologias. Por exemplo, em um momento de transição para o digital, faz sentido ter um contrato de manutenção de impressoras? O acompanhamento constante pode ajudar muito a manter os custos fixos sob controle.

3) Aposte na eficiência energética: a iluminação e a refrigeração de ambientes fechados consome uma quantidade surpreendente de recursos. Repense as soluções adotadas nas instalações da empresa e, quando possível, use a iluminação natural. Outra dica é a utilização de sensores de presença que programam o desligamento de lâmpadas e aparelhos de ar-condicionado, evitando o desperdício.

5) Pesquise fornecedores: a fidelidade aos bons parceiros conta muito na hora de negociar melhores condições, mas não pode se transformar em acomodação. 

Reduza gastos variáveis

Com uma boa gestão financeira, é possível manter hábitos saudáveis permanentes que serão úteis para administrar e reduzir os gastos variáveis. Afinal, não necessariamente as oscilações são totalmente imprevisíveis. Crie séries históricas e use-as para tentar fazer previsões.

Porém, mesmo com um bom planejamento do orçamento, podem acontecer imprevistos. Eles serão contornados com mais facilidade se a empresa tiver um orçamento detalhado, com flexibilidade para realizar ajustes. Isso permite uma visão geral das entradas e saídas previstas. 

Escolha ferramentas adequadas para a redução de custos nas empresas 

Uma boa maneira de planejar e controlar o orçamento é recorrer à tecnologia, ganhando tempo e precisão. Vale conferir algumas ferramentas disponíveis no mercado: 

• Gestão de cobranças: Vindi, Iugu e Gerencianet são opções que centralizam as informações sobre valores a serem recebidos dos clientes, acompanhando o nível de adimplência. Também podem apresentar funções complementares, como o aviso de cobrança ou atraso e análise de dados dos clientes.  
• Gestão de reembolsos: existem aplicativos e plataformas que digitalizam recibos, programam depósitos, emitem relatórios e controlam todas as etapas do reembolso, prática comum em muitas empresas. Rexpense, Paytrack, Pipefy e Expense On são algumas das opções mais populares.
• EPR Financeiro: trata-se de um sistema completo de administração financeira, que envolve todas as etapas dos gastos de uma empresa. Entre os mais utilizados pelas grandes empresas estão Totvs, SAP, Linx e Senior. 
• Sistemas e-sourcing: plataformas on-line como Go Evo e Delta, nas quais são realizados processos de compras, fazendo cotação de preços e otimizando todo o processo de negociação. 

Gaste de forma inteligente para manter a competitividade

Diante da necessidade de manter a saúde financeira, é preciso apostar cada vez mais na redução de custos nas empresas. Para isso, vale adotar estratégias para cortar gastos fixos e variáveis. Fazer um balanço dos gastos da empresa e contar com softwares e sistemas de gestão são algumas formas de gerir estes gastos de maneira mais eficiente.

Contudo, para atingir bons resultados, há uma outra habilidade que é igualmente fundamental: a capacidade de executar. Cada empresa tem necessidades, gastos e processos diferentes. Cabe aos gestores identificarem as melhores oportunidades e formas de reduzir custos para cada empresa. Somente assim, ganha-se competitividade no mercado.

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