Conheça práticas fundamentais para conduzir boas reuniões de negócio
As reuniões de negócio fazem parte da rotina de qualquer empresa, funcionam como ferramenta estratégica para se posicionar no mercado e, também, para manter o networking em dia. No entanto, é bem comum o gasto de tempo e dinheiro com reuniões improdutivas que não agregam nenhum valor aos negócios.
De acordo com uma pesquisa sobre encontros de trabalho divulgada pelo Sebrae, a estimativa de perda de tempo com reuniões improdutivas é de 15%, fora os altos e desnecessários custos. Investir em reuniões mal planejadas, além de correr o risco de não produzir nenhum dos resultados esperados, traz prejuízos para a organização.
Neste artigo, conheça os principais problemas causados pela falta de planejamento e veja quatro dicas para conduzir reuniões de negócios produtivas.
Reuniões de negócio: conheça os 2 principais indícios de falta de planejamento
É comum que uma má gestão, seja em qual for a área, produza efeitos negativos no dia a dia de trabalho de uma empresa. Quando isso acontece, é necessário investigar o que não está funcionando bem e, para isso, é preciso estar atento aos sinais. No caso das reuniões, os indícios mais comuns são:
Excessivas e intermináveis reuniões de negócios
As reuniões de negócio devem ser objetivas e focadas em resultados. Excesso de reuniões ou reuniões muito longas devem ser questionadas. Será que é realmente necessário?
De acordo com a experiência relatada pelo Vice-Presidente da SAP, Reuven Gorsht, a redução da quantidade de reuniões e do tempo gasto com elas lhe rendeu um ganho de 10 horas diárias. Segundo ele, isso permitiu a realocação dessas horas para atividades de maior valor.
Portanto, se as reuniões duram mais do que deveriam ou acontecem em uma quantidade maior do que a prevista, pode ser um sinal de falta de planejamento e organização.
Custo x benefício constantemente insatisfatório
Os resultados devem ser sempre observados e analisados, considerando que a realização de reuniões constantes pode ser muito custoso para a empresa. Reuniões que não produzem os resultados esperados são reuniões consideradas em vão.
De acordo com uma pesquisa publicada pela Revista INC., mais de 37 bilhões de dólares são gastos com encontros improdutivos anualmente no mundo. Isso significa que a má gestão dessa ferramenta traz altos prejuízos para as organizações sem, necessariamente, obter o retorno esperado.
Como conduzir reuniões de negócio produtivas? Veja 4 dicas para atingir seus objetivos
Para obter bons resultados das suas reuniões de negócio, não basta marcar a reunião e estar presente, é necessário se preparar com antecedência e ter em mente quais são seus objetivos. Além disso, outras práticas podem ser bastante úteis. Confira algumas dicas que podem garantir o sucesso dessas reuniões.
Elabore um plano de ação
Planejamento é extremamente importante para não se perder na organização das reuniões. Tenha sempre um plano com as principais diretrizes do encontro: o que se espera, quem são os participantes, o que será apresentado e até mesmo a disposição das pessoas no local do encontro.
Estude bem o material que será utilizado, revise os principais tópicos e prepare-se também para possíveis intervenções e alterações de roteiro.
Escolha e estude bem os convidados
A escolha dos participantes merece atenção especial, convidar pessoas que não possuem relação com o negócio pode atrapalhar a reunião e tirar o foco dos demais. Assim como deixar de convidar alguém que é peça-chave para o fechamento de uma parceria.
Segundo matéria do Institute of Business Education, é interessante também conhecer previamente qual será o possível papel de cada ator no cenário proposto. Esse conhecimento ajudará a lidar com situações mais inusitadas, evitando surpresas de comportamento.
Delimite bem a pauta e o tempo das reuniões de negócios
Delimitar os assuntos que serão tratados na reunião é fundamental para não desviar o foco e nem perder tempo com temas paralelos. Outra definição importante é do tempo de reunião, é possível estipular um bom prazo quando se tem a visão geral do que será negociado.
Segundo matéria da Forbes, uma dica para não perder o foco é fazer uma boa introdução de forma que todos entendam qual é o assunto principal antes de efetivamente começar a troca de ideias.
Invista em comunicação e técnicas de oratória
Por fim, investir em técnicas de oratória e orientações para uma boa comunicação pode ser bastante útil na condução de reuniões de negócios. Um bom orador tem mais chances ao lidar com diversos tipos de personalidade e apresentar melhor o seu produto, ideia ou proposta de negócio.
A comunicação clara e eficiente é um fator diferencial na hora de fechar um negócio e merece atenção especial de todos os envolvidos em um encontro, todos devem estar bem preparados.
A importância do planejamento
Como vimos, as reuniões de negócio funcionam como ferramentas estratégicas que fortalecem as relações de trabalho, ampliam o network e, principalmente, servem para fechar parcerias importantes.
Planejar bem as reuniões é fundamental para atingir os objetivos propostos e evitar gastos de tempo e dinheiro desnecessários. Para além dos custos, o gestor deve ter sempre em mente o foco nos resultados, reunir esforços para fechar bons negócios e, assim, manter a competitividade de mercado da empresa.
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